「ソフトウェアとは何」
「ソフトウェアの減価償却はどうやるの」
「ソフトウェア導入時の仕訳のやり方が知りたい」
このようなことで悩んでいませんか。
ソフトウェアを導入したけれども、仕訳や減価償却の方法が分からない人のために例を用いて説明します。どのケースに当てはまるか考えた上で、仕訳例をもとに処理を進めていけるとよいでしょう。
また、この記事では、ソフトウェアの勘定科目から、減価償却、ソフトウェアを導入した時の仕訳例についても紹介します。
さらに、インストール型のソフトウェアの仕訳方法や、クラウド型のソフトウェア導入時の仕訳まで解説するため、ソフトウェアについて詳しく知りたい人は、ぜひこの記事を参考にしてください。
目次
そもそもソフトウェアとは？
ソフトウェアとは、コンピュータ上で動作するプログラムやアプリケーションのことをいいます。
会計におけるソフトウェアとは、企業や組織が日々の取引を効率的に管理し、財務データを記録・処理するためのものです。コンピュータプログラムやシステムの仕様書・フローチャートなどの関連文書のことを指します。ソフトウェアにより、煩わしい作業が減り、正確な帳簿が作成できるようになるでしょう。
以下にソフトウェアの勘定科目について解説します。
ソフトウェアの勘定科目に明確なルールはない
ソフトウェアを購入したときや、利用料金はどの勘定科目を使って計上すればよいかと悩むことがあるでしょう。
実は、ソフトウェアにおける勘定科目には、明確な決まりはありません。企業や業種によって使われる科目が異なるため、会社がどの勘定科目を使うのかというルールに従うなど、柔軟な対応が求められます。
一般的には、ソフトウェア導入にかかる費用を消耗品費や通信費などに分類することがほとんどですが、あくまで一般的な例のため、必ずしもその勘定科目を使う必要はありません。
ソフトウェアを処理するときの勘定科目を決めた際には、統一して処理すると分かりやすい財務諸表を作成できるため、ほかの勘定科目は使わないように注意しましょう。
導入にかかる費用は消耗品費か通信費にする
一般的な会社におけるソフトウェアの勘定科目の使用は、以下のとおりです。
- 消耗品費：10万円未満のインストール型会計ソフトの購入
- ソフトウェア：10万円以上の会計ソフトを購入した場合。無形固定資産の勘定科目
- 通信費：クラウド型の会計ソフトの利用料
会社によっては金額によって勘定科目を使い分けることもあるでしょう。
ソフトウェアの減価償却について
ソフトウェアを無形固定資産として処理した場合のみ、減価償却の対象になります。償却年数はどうすればいいのか、また、会計ソフトウェアの減価償却はしなければならないのか、わかりやすく解説するので参考にしてください。
償却年数
償却年数は、ソフトウェアを導入後どのぐらいの期間使用するかによって算出されます。
ソフトウェアの場合、バージョンアップの頻度は企業によって異なるため、一概に償却年数を定めるのは困難です。
そのため、ソフトウェアの償却年数は、利用目的に応じて定められています。
ソフトウェアは3つの区分に分類されます。それぞれの償却年数は以下の通りです。
- 開発研究用のソフトウェアの償却年数は3年
- 販売するためのソフトウェアの償却年数は3年
- 自社利用ソフトウェアの償却年数は5年
もし、定められた償却年数を超える期間使いたいときは、気を付けなければならないことがあります。
「なぜ償却年数を3年、または5年を超えて設定する必要があったのか」に関して、根拠を示して決定しなければならないため、注意が必要です。
会計ソフトは減価償却の対象
会計ソフトとは、会計を記録して処理するソフトウェアのことです。給与計算ソフトや売り上げや支出を管理するソフトが挙げられます。
会計ソフトは10万円未満のものから30万円以上するソフトまであり、機能などによって金額はさまざまです。
10万円以上かつインストール型の会計ソフトは「無形固定資産」に区分されます。そのため、資産として計上しなければならず、減価償却の対象です。
なぜ資産になるかというと、会計ソフトを含むソフトウェアは「使用した経過によって情報の価値が落ちていく」認識だからです。
10万未満の会計ソフトは無形固定資産ではなく消耗品費として費用計上するため、減価償却はありません。
【金額別】ソフトウェア導入時の勘定科目と仕訳例
ソフトウェアの導入費用に応じて、使う勘定科目が異なります。
以下にそれぞれ使う勘定科目と仕訳例を4つ紹介します。
- 10万円以下のソフトウェアの場合
- 10～20万円のソフトウェアの場合
- 20～30万のソフトウェアの場合
- 30万円以上のソフトウェアの場合
また、ソフトウェア導入時は会計上と税務上で取り扱いが違うため、その点にも注目して解説します。ぜひ参考にしてください。
10万円以下のソフトウェア導入時
会計上、ソフトウェアの導入費用が10万円以下の場合、一般的には消耗品費として計上します。消耗品費として取得時に費用として計上できるため、減価償却をする必要はありません。
消耗品とは、購入したときから使用して価値が下がるものです。使用期間が1年未満で、取得価額が10万円以下のものを指します。
たとえば、10万円以下のインストール型会計ソフトの購入などが該当します。
店頭で購入する場合や、インターネットでダウンロードする場合も消耗品費として処理が可能です。
7万円のソフトウェアを購入し、普通預金より引き落とされる場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 消耗品費 | 70,000円 | 普通預金 | 70,000円 |
税務上では10万円以下のソフトウェアは「少額減価償却資産」として扱われます。購入金額の全額を費用（損金）にすることが可能です。
会計上では消耗品費として費用計上し、税務上では全額損金となる違いがあります。
10～20万円のソフトウェア導入時
会計上、ソフトウェアの導入費用が10～20万円の場合は、無形固定資産である「ソフトウェア」という勘定科目を用いて仕訳します。
たとえば、セキュリティソフトウェアのライセンス購入、インストール型ソフトウェアなどが該当します。
15万円のソフトウェアを購入し、普通預金より引き落とされる場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| ソフトウェア | 150,000円 | 普通預金 | 150,000円 |
資産で計上したため、減価償却の処理をします。
減価償却の計算方法は、「定額法」を用います。減価償却の耐用年数は販売目的なら3年、自社利用目的なら5年で償却を行いましょう。
税務上では、取得価額が10～20万円未満の減価償却は、通常の減価償却とは異なります。「一括償却資産」として扱われるため、3年間に渡り計上することが可能です。
少額減価償却資産は中小企業の特例でしたが、一括償却資産は全法人が対象です。
15万円のソフトウェアを購入し一括償却資産で処理した場合、減価償却の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 減価償却費 | 50,000円 | 一括償却資産 | 50,000円 |
通常の減価償却よりも費用として計上できる金額が大きくなります。早い時期に費用を計上できれば、利益が小さくなり節税が可能です。
20～30万円のソフトウェア導入時
ソフトウェアの導入費用が20～30万円の場合は、無形固定資産である「ソフトウェア」を勘定科目として用いて仕訳をします。
25万円のソフトウェアを購入し、普通預金より引き落とされる場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| ソフトウェア | 250,000円 | 普通預金 | 250,000円 |
ソフトウェアという資産を計上したため、会計年度の最後に減価償却費を計上します。
税務上では、「少額減価償却資産」として扱われ、30万円未満の資産を取得した年に全額を減価償却できます。
少額減価資産とは、使用可能期間が1年未満であるか、取得価額が10万円未満の資産のことです。
中小企業では、特別に10万円以上30万円未満の資産を費用計上できる、「少額減価償却資産の特例」という制度があります。
少額減価償却資産の特例により、取得価額25万円のソフトウェアを全額、減価償却する場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 減価償却費 | 250,000円 | ソフトウェア | 250,000円 |
通常の減価償却は、25万円を5年かけて償却していく計算をするため、25万/5年で5万円を減価償却費とします。しかし、少額減価償却資産の特例により、購入した年に全額を費用にすること（全額損金）が認められています。
30万円以上のソフトウェア導入時
会計上、30万円以上のソフトウェア導入時は、勘定科目は「ソフトウェア」を使って資産を計上します。
40万円のソフトウェアを購入し、普通預金より引き落とされる場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| ソフトウェア | 400,000円 | 普通預金 | 400,000円 |
減価償却する際は、定額法と定率法で計算する方法があります。税務署へ定額法で計算することを届けて出ている法人は、定額法で減価償却できます。
取得価額40万円のソフトウェアを耐用年数5年、定額法で減価償却する場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 減価償却費 | 80,000円 | ソフトウェア | 80,000円 |
計算方法は、取得価額×定額法の償却率0.2（1/5年）で、8万円の減価償却費です。
税務上、ソフトウェアの導入費用が30万円以上の場合、「一括償却資産」や「少額減額償却資産」には該当しません。
インストール型ソフトウェアの勘定科目
この章では、インストール型ソフトウェアの導入時の勘定科目と仕訳例について説明します。勘定科目は消耗品費を使って仕訳する場合と、資産として計上する場合の2つがあるため、仕訳例も含めて詳しく見ていきましょう。
10万円未満なら消耗品費で仕訳することが一般的
インストール型ソフトウェアは、10万円未満のものが多いため、導入費用を「消耗品費」として仕訳することが一般的です。この場合、ソフトウェアは一定期間で使用価値が減少するものと見なされます。
ソフトウェアの取得価額には、インストールする際に必要な費用も含みます。
具体的には以下の費用です。
- インストールする際の環境設定してくれる人件費
- ソフトウェアをカスタマイズ・修正する費用
仕訳する際に、注意しなければならない点は、消耗品費として計上できる金額は10万円までです。10万円を超えるソフトウェアをインストールする場合は、費用ではなく資産として計上しなければなりません。
インストール型のソフトウェアを購入した場合も、金額によって勘定科目が変わるため、気をつけて仕訳しましょう。
10万円以上は資産計上する
インストール型のソフトウェアの導入費用が10万円以上の場合、「ソフトウェア」という無形固定資産で計上しなければなりません。消耗品費という勘定科目は使えないため、注意が必要です。
なぜなら、10万円以上のソフトウェアは、ソフトの使用期間や価値が長期間にわたって使用できるのが一般的だからです。そのため、資産として計上するものと考えてよいでしょう。
インストール型のソフトウェアを購入する方法は、店舗でインストールCDを購入、ネットからダウンロードして購入する方法があります。
また、資産として計上しているため、毎期には減価償却をしましょう。減価償却の仕方については、下記の仕訳例とともに詳しく解説します。
仕訳例
インストール型ソフトウェアの仕訳例を2パターン、減価償却の仕訳例のそれぞれを見ていきましょう。
消耗品費で仕訳するパターン（10万円以内のソフトウェア購入）
8万円のインストール型のソフトウェアを購入し、普通預金より引き落とされる場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 消耗品費 | 80,000円 | 普通預金 | 80,000円 |
10万円以上のソフトウェアを資産で仕訳するパターン（無形固定資産）
20万円のインストール型で自社利用を目的としたソフトウェアを購入し、普通預金より引き落とされる場合の仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| ソフトウェア | 200,000円 | 普通預金 | 200,000円 |
減価償却する場合
取得価額20万円のソフトウェアを耐用年数5年で減価償却するときの仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 減価償却費 | 40,000円 | ソフトウェア | 40,000円 |
計算方法は、取得価額×定額法の償却率0.2（1/5年）で、4万円の減価償却費です。
クラウド型ソフトウェアの勘定科目
この章では、クラウド型ソフトウェアの導入時の勘定科目と仕訳例について説明します。勘定科目は通信費を使って仕訳する場合と、支払いを全額費用計上する場合の2つがあります。それぞれの仕訳例を詳しく見ていきましょう。
通信費で仕訳を切るのが一般的
クラウド型ソフトウェアの導入費用は、通信費として計上されることが一般的です。なぜなら、クラウドサービスはデータなどをインターネットを介して利用者に提供されるため、そのサービスを利用している以上は通信費として処理することが適切だからです。
クラウド型のソフトウェアは、インターネット環境が整っていれば、場所を問わず使えるため、いつでもどこでも利用できます。
クラウド型のソフトウェアは、インストール型のソフトウェアと違い、買い切りではなく、定期的に利用料金を支払うもののため、「通信費」を使用するとよいでしょう。
また、サービスを利用している点で、支払手数料を使って計上することも可能です。
クラウド型のソフトウェアは月額料金を支払って利用するため、毎月支払ったときに仕訳をする必要があります。
かかる支払は全額費用計上する
クラウド型ソフトウェアにかかる支払いは全額費用計上できます。
インストール型のソフトウェアだと、取得価額が10万円以上であれば、資産計上しなければなりません。しかし、クラウド型ソフトウェアは、利用料金が10万円以上だった場合でも、資産としてではなく、費用計上ができます。
たとえば、以下の料金を費用計上します。
- 月額使用料
- 年額使用料
- データ登録などにともなうサポート費用
- アップデート費用
- 保守サービス料
- 導入支援を受ける場合はコンサルティング費用
勘定科目は、通信費や支払手数料、雑費を使いましょう。電話料金や切手代と混合しないためにも、摘要欄には、クラウドサービスに関わる費用などと、明記するとわかりやすいでしょう。
仕訳例
クラウド型のソフトウェアは、インストール型のソフトウェアと違い、金額によって仕訳が異なることなく、全額費用計上するため、分かりやすい仕訳です。
クラウド型ソフトウェアの月額使用料6,000円を支払ったときの仕訳例（1か月分）
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 通信費 | 6,000円 | 普通預金 | 6,000円 |
年額使用料72,000円を支払ったときの仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 通信費 | 72,000円 | 普通預金 | 72,000円 |
コンサルティング費用5万円を支払ったときの仕訳例
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 支払手数料 | 50,000円 | 普通預金 | 50,000円 |
クラウド型のソフトウェアは、無形固定資産ではないため、10万円以上の利用料になっても、全額費用計上します。
販売目的のソフトウェアを取り扱う場合
販売目的のソフトウェアとは、ソフトウェアを制作し、ユーザーに販売する目的で作られるものを指します。作る過程でかかった費用の処理、完成してからの資産処理が必要です。また、減価償却についても解説するため、参考にしてください。
ソフトウェア制作費の勘定科目
ソフトウェアを制作する場合、「最初の製品マスター（試作品のようなもの）を完成させるまでの過程でかかった費用は、「研究開発費」として発生時に費用計上します。
研究開発費とは、研究に関わる人件費や原材料費、研究開発のために費消されたすべての原価が含まれます。
制作を終えて、完成版を作成するまでにかかった費用は「ソフトウェア」の勘定科目で、無形固定資産として計上します。
ただし、完成したソフトウェアの機能の改善、強化を行うための費用（著しいものを除く）は「ソフトウェア」という勘定科目で無形固定資産です。
ウイルスの修繕や保全に関する費用は販売費及び一般管理費として費用処理します。
完成までにかかる費用、完成後の費用によって処理が変わるため、間違えないようにしましょう。
減価償却について
販売目的のソフトウェアを減価償却する方法として、以下の2つがあります。
毎期の減価償却費は、以下のうちいずれか大きい額を計上する
- 見込み販売数から計算する減価償却額
- 残存有効期間（3年）に基づいた均等配分額
仕訳例を見ていきましょう。
見込み販売数量を50台、販売実績20台、ソフトウェア制作費1,500万円とした減価償却の計算
1,500万÷50台×20台＝600万円
ソフトウェア制作費を残存有効期間3年で均等に分割した減価償却の計算方法
1,500万÷3年＝500万
上記の計算の場合では、見込み販売数から計算する減価償却額が大きいため、600万円を減価償却費として計上します。
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まとめ
この記事では、ソフトウェアで使う勘定科目、金額別の仕訳の仕方、減価償却について紹介しました。
ソフトウェアの勘定科目は、「消耗品費」「通信費」「ソフトウェア」を使用します。ソフトウェアの金額によって、費用か資産かに分けられるため、仕訳をする際には気を付けなければなりません。
また、減価償却するときは、税法上、中小企業の特例などあるため、自社ではどれが当てはまるのか確認して計上するとよいでしょう。
