経理の業務では、会計処理や計算で発生してしまったミスを発見することが重要です。そのようなときに役立つのが試算表です。仕訳帳から転記した総勘定元帳のデータが正確かどうか確認できる、いわゆるチェックシートのようなものとして使えます。
試算表はミスの発見だけでなく、企業の経営状況を把握する目的でも助けになります。
本記事では、試算表の3つの分類とそれぞれの作り方、貸借対照表や損益計算書との関係、試算表の作成に役立つツールなどを解説します。決算業務でも重要な役割を果たす試算表について、知識を深めていきましょう。
目次
試算表とは
試算表は、すべての取引を勘定科目ごとに記録した帳簿である「総勘定元帳」からの転記によって作成されます。決算の前段階で必要となる集計表のような役割を持つ試算表ですが、用途はそれだけではありません。企業によっては毎月・毎季など決算を行わないタイミングでも定期的に作成される場合があります。
試算表は貸方と借方の残高や合計金額を勘定科目ごとに一覧できるため、ズレがあった場合にはすぐに発見できます。性質上経営状況の確認や、融資の申し込みの際の提出資料としても用いられることがあります。試算表は、お金の流れを大枠で把握するのに適したものです。
試算表は「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3種類に分けられ、作成方法や見るべきポイントなどが異なります。いずれの試算表を作成する際にも、試算表の作成に会計ソフトを使えば、明細の自動取り込み機能などによって作業簡略化の助けとなるでしょう。
試算表が必要となる理由
試算表が必要となる理由として、最初に挙げられるのがミスを発見しやすくなる点です。特定期間に勘定記入された金額の合計と残高を整理して、貸方と借方にズレがないかを確認できます。
借方と貸方の合計金額が一致していなければ、それはミスの存在を示しています。そのため、そこに至るまでの業務で発生したミスの発見に有効です。決算書の作成時に発覚したミスは、遡っての修正が難しくなります。試算表の作成は、決算作業に入る前の最後のチェックポイントです。
次に、試算表は一覧性の高さから企業の経営状況の確認も容易です。なにか経営に問題を抱えている場合に、決算時期でなくとも問題点を把握できるため、手遅れになる前に対処できます。
また、金融機関に融資を申し込む際に、決算書と同様に提出が求められる場合もあります。
上記の理由から、決算時期か否かに関わらず、定期的に試算表を作成することをおすすめします。
試算表の作り方
試算表には「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3種類があり、作り方が異なります。それぞれの特徴もあわせて、3種類の試算表を解説します。
合計試算表の作り方
合計試算表は、総勘定元帳から各勘定科目の借方と貸方の合計を計算・転記してまとめたものです。勘定科目ごとの借方と貸方の金額を合計した数字が同一になっているかどうかで、ミスの有無を確認できます。
合計試算表の例
| 借方金額 | 勘定科目 | 貸方金額 |
| 150,000 270,000 360,000 60,000 0 | 現金 当座預金 売掛金 買掛金 以下略 | 135,000 160,000 0 480,000 0 |
| 8,750,000 | 合計額 | 8,750,000 |
しかし勘定科目ごとという目線で見ると、借方と貸方の金額は簡単に確認できても、差額を求めるには、自らの手で借方と貸方の相殺を行わなければなりません。残高を一目で確認する目的には、合計試算表は不向きです。
残高試算表の作り方
合計試算表と対になる存在が残高試算表です。残高試算表には借方貸方の合計ではなく、相殺した残高のみが記載されます。経営状況の把握にとても便利なタイプの試算表です。貸借対照表や損益計算書も、残高試算表を基に作成されます。
残高試算表の例
| 借方金額 | 勘定科目 | 貸方金額 |
| 15,000 110,000 360,000 0 0 | 現金 当座預金 売掛金 買掛金 以下略 | 0 0 0 420,000 0 |
| 4,120,000 | 合計額 | 4,120,000 |
一方で残高のみが記載されている性質上、数値が導き出されるまでの過程の転記や計算のミスに気づきにくいというデメリットもあります。用途に応じて使い分けることをおすすめします。
合計残高試算表の作り方
合計試算表と残高試算表を組み合わせた形で作成されるのが、合計残高試算表です。勘定科目ごとに合計金額と残高がまとめられているため、網羅性は3種の試算表の中でもっとも優れています。
合計残高試算表の例
| 借方 | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 貸方 |
| 残高 | 合計 | 残高 | 合計 | |
| 15,000 110,000 360,000 0 0 | 150,000 270,000 360,000 60,000 0 | 現金 当座預金 売掛金 買掛金 以下略 | 135,000 160,000 0 480,000 0 | 0 0 0 420,000 0 |
| 4,120,000 | 8,750,000 | 合計額 | 8,750,000 | 4,120,000 |
合計試算表と残高試算表の長所を兼ね備えているように見える合計残高試算表ですが、その分作成に時間がかかってしまいます。記載された項目が増えた代償として若干分かりにくくなっていることも見逃せません。
試算表を作成するタイミング
試算表を作成するタイミングは、企業ごとにちがいます。これは、そもそも試算表の作成が法律などで義務付けられているわけではないことに起因しています。決算前にのみ試算表を作成する企業や、季節ごと・月ごとの短いスパンで試算表を作成する会社などさまざまです。
試算表には仕訳や計算のミスを発見する役割があります。短期間に大量の取引を行う企業の場合は、お金の流れを適切に把握し続けるためにも、こまめに試算表を作成したほうがいいでしょう。
金融機関に融資を申し込む際にも、決算書類より短い期間の情報として提出できるため重宝します。
反対に年間を通して行う取引の内容が固定されている企業の場合には、試算表の必要性は薄くなります。ミスの発見のために別途システムやチェック体制が構築されている企業の場合も、試算表をこまめに作成せずに済むかもしれません。
試算表の作成をいつ行うかは、企業活動の内情にあわせた適切な判断が求められます。
試算表と貸借対照表・損益計算書との関係
試算表とよく似た形式で作成されるものに、貸借対照表と損益計算書があります。記載内容も隣接しており、混同しがちです。試算表と貸借対照表・損益計算書がどのような関係にあるのかご説明します。
貸借対照表
貸借対照表は特定時点での企業の財政状況をまとめた書類です。貸借対照表は現金・売掛金・貸付金に代表される資産、借入金・買掛金・未払金などの負債、資本金・資本剰余金・利益剰余金といった純資産の残高を集計したものが記載されます。
貸借対照表は資産・負債・純資産の各項目の内訳を確認して、企業がどの程度財務面で安定しているか、経営上どこに課題を抱えているか、経営リスクに瀕していないかといった判断を企業内部からも外部からも可能にします。試算表の内容を財政状況に絞ることで求める情報を得やすくなった書類ともいえます。
決算前に作成される試算表にはすべての取引が転記されるため、貸借対照表に記載されるのはその一部です。貸借対照表は外部に向けた報告のための決算書類なので、より正確な内容が求められます。基となる試算表にミスが出ないよう細心の注意を払わなければなりません。
損益計算書
損益計算書は企業の特定期間における経営成績をまとめた書類です。損益計算書は売上高・受取利息・固定資産売却益に代表される収益、売上原価・支払利息・固定資産売却損などの費用に加え、対応する項目ごとに相殺した利益を集計したものが記載されます。
収益・費用・利益の3点を各項目の内訳込みで確認することで、企業の収益性や成長性を判断できます。各種の損益が本業で得たものか否か、経常的か否かなど細かな分類によってふるいにかけられ、企業がどれぐらい収益をどのような形で手にしたのかが一目で分かるのが特徴です。
試算表に記載された内容を基に独自の分類を行うことで、経営成績に焦点をあわせたのが損益計算書だといえるでしょう。参照元となる試算表にミスがないよう気を配る必要があります。
会計ソフトで試算表は作成しやすくなる
試算表は手書きや表計算ソフトでも作成できますが、どちらも非常に手間がかかります。手作業であることによって生まれるミスの可能性も無視できません。ミスを確認する役割を持つ試算表にミスがあっては本末転倒です。
そういった場合に便利なのが会計ソフトです。会計ソフトを導入すれば口座やクレジットカードとの連携によって明細を自動で取り込み、入力を自動で行ってくれます。ソフトによっては取り込んだデータを基に、お金の流れをレポートとして出力できるものもあります。
会計ソフトは試算表以外の決算関係書類にも対応しているため、経理業務全般で役立ちます。導入コストはかかりますが、業務の効率化を図りたい場合はぜひ検討してください。
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まとめ
試算表は、総勘定元帳からの転記によって作成されます。仕訳や計算のミスに気がつきやすくなるなど作成によって得られるメリットは多々あります。基本的にはこまめな作成がおすすめです。
試算表には「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3種類があり、作り方が異なります。それぞれに長所と短所があるため、目的に応じた種類を選択しましょう。
貸借対照表と損益計算書は試算表を参照して作成されます。決算書類にミスを生まないためにも、試算表作成の時点で細心の注意が必要です。
試算表は手書きや表計算ソフトでも作成できますが、手間がかかる上にミスの可能性が出てきます。そういった場合には会計ソフトを用いれば、業務の効率化が図れるでしょう。
