一般的な交通費精算のやり方・流れ・精算する際の注意点をまとめました。交通費精算は会社ごとに細かなルールがある場合があります。交通費精算のルールがあると、精算をチェックする方、精算する方の負担が軽減されます。
「交通費精算ってどうやって処理するの？」「交通費精算の処理を間違えないようにするポイントはあるの？」「交通費を立て替えしなくてはならないけど、どうやって精算するの？」など、交通費精算に不安がある方も多いのではないでしょうか。
この記事を読めば、交通費精算の一般的な流れがわかります。また、交通費精算を処理する経理担当者が注意するポイントもわかります。
処理をするときの注意するポイントがわかれば、交通費精算書を適切に記入ができますね。
交通費精算の処理をする方だけでなく、交通費の精算をする方も読んでいただければ、交通費精算に対する不安が軽くなるでしょう。
目次
交通費精算とは？
立て替えた交通費を会社に払ってもらうことを一般的に交通費精算といいます。営業活動で取引先を回るのにバスや電車、タクシーなどを使うと交通費が発生します。いったん従業員が立て替えて支払い、後から会社に申請して立て替えた代金を返してもらいます。
会社によっては、営業活動で使用したバスや電車、タクシーなどの立て替えた代金の精算とは別に、通勤手当や出張費の申請もふくめて交通費精算と呼んでいるところもあります。
立て替えた交通費を会社から払ってもらうこと
本来は会社が負担する交通費を従業員が代わりに負担して、後から会社に申請して立て替えた交通費を払ってもらいます。
できるだけシンプルに、そして確実に、申請手続きをすませたいですね。しかし、立て替え回数が増えることにより、二重払いや支払い漏れ、計算した金額の誤りなどミスが起こりやすくなります。
飛行機代や新幹線代と違い、バスや電車などの公共交通機関は、基本的に領収書の発行が難しいです。SuicaやPASMOなどの交通系電子マネーを使うことが一般的なので、領収書がありません。領収書がない場合は、交通費精算書が重要になります。金額のほか、移動区間や移動手段、日付や目的などの記入をして誤りのないように申請しましょう。
交通費精算書は従業員の自己申請であるため、経理担当者が金額や移動目的などに疑問点や不明な点がある場合は、本人や直属上司に確認してみることも大切です。
旅費交通費との違い
営業活動で必要な移動にかかった費用を交通費といいます。旅費交通費と交通費を区別して経理をする場合どのような違いがあるのでしょうか？
旅費交通費と交通費を区別した場合、遠方への移動の際に必要な移動費の費用が旅費交通費です。業務上の命令で通常の勤務地以外の場所へ向かうための交通費や、その業務に伴う費用で出張旅費など、以下のようなものがあります。
- 飛行機代
- 新幹線代
- 有料道路通行料
- 出張業務のために宿泊したホテル代
- 出張手当
旅費交通費と交通費を区別した場合、近場の移動に必要な費用が交通費です。業務上、通常の勤務地から取引先などへ向かうための交通費、自宅から勤務地への交通費などで、以下のようなものがあります。
- 電車代
- バス代
- タクシー代
- 通勤区間の定期券代
- 通勤区間のバス代
- 自家用車で通勤する場合などの通勤手当
交通費と旅費交通費を区別して会計処理している会社と、交通費と旅費交通費をまとめて会計処理をしている会社があります。
日時、行先、金額情報が必要
交通費は、従業員が業務をおこなう中で発生した移動の費用です。業務をおこなうためにかかる交通費は、基本的には経費に計上することが可能です。しかし、条件に当てはまらない部分があると計上できません。
経費に計上するにあたり、明確にしないと経費として認められないことがあります。以下の3点が必要です。
- 日時
- 行先
- 金額情報
経費の中でもひんぱんに発生する交通費は、領収書がなくても計上できる経費です。しかし、税務上、業務に必要な交通費だと分かるようにしておくことが大切です。
税務調査では、日時、行先、金額情報などを確認して業務上妥当か、必要か不必要かチェックがされます。日時、行先、金額情報だけではなく、ルートや目的が明確になる形のフォームを決めて、精算するとよいでしょう。
業務に不必要とされる支出は、交通費として認められません。たとえば、業務外の観光代金、飲食代金、買い物代金などです。誤って精算がされていないか確認してください。
交通費精算のやり方と流れ
交通費精算のやり方と流れですが、基本的には同じですが、各会社ごとにルールがある場合があります。一般的なやり方と流れを紹介しましょう。
- 交通費精算書に「日時・行先・目的・交通機関の種別・経路・金額」などを記入し、交通費精算書に領収書を添付して承認者に提出します。
- 直属上司にも確認をしてもらい、承認印を押してもらいます。
- 経理担当者が内容や記入漏れや誤りなどないか、再度確認します。
- 経理担当者が交通費の精算金を支払います。
交通費精算書の記載記録は業務上妥当で必要な経費である証明にもなるので特に重要です。また、疑問や不明な点があれば、本人や上司に確認したり、差し戻して修正してもらいます。問題がなければ出金します。
支払い方法は、給料を支払うとき一緒に支払ったり、個別に支払ったりと会社によりさまざまです。経理担当者は、会計ソフトや帳簿に仕訳を記録します。
確認作業は、従業員の不正を防ぐだけでなく、税務調査で節税目的の不正と判断されないための対策です。少額の交通費精算でも、ほかの交通費精算と同じように厳重なチェックを行いましょう。
交通費精算をする際のチェック項目
従業員の不正を防ぐだけでなく、税務調査で節税目的の不正と判断されないために、交通費精算は厳重にチェックします。チェックするとき注意するポイントが5つあります。
- 行先や目的の記載はあるか
- 通勤定期区間の交通費を除外しているか
- 消費税を加えていないか
- 最安ルートで申請しているか
- 不正な申請をしていないか
5つの注意するポイントについて、もう少し詳しく説明しましょう。
行先や目的の記載はあるか
交通費精算書に日時と交通費の金額だけでなく、行先と目的は書いてあるでしょうか？何のためにどこにいったかも、書いてあるか確認しましょう。
行先と目的を記入すれば、架空の外出や出張など、従業員が不正に交通費精算をすることを防げます。従業員が不正に交通費精算をして経費の水増しをすると、会社が支払う税金にも影響を及ぼします。
公共交通機関を利用すると領収書をもらうのが難しいです。交通費精算書は、行先・目的（訪問目的）の記入をすることにより業務のために必要な移動費である証明にもなります。行先・目的（訪問目的）の記入は必須である点を覚えておくと良いでしょう。
社員研修を目的とした移動で発生した交通費は、研修費といった勘定科目で仕訳をする場合もあります。行先・目的が書かれていると経理業務もスムーズに進みますね。
通勤定期券区間の交通費を除外しているか
従業員がバスや電車などを使って出勤するために通勤定期代を支給している会社も多いかと思います。営業活動でバスや電車を使って移動した区間の一部が、通勤定期の区間と重なってしまう場合はどのような処理がよいのでしょうか。
通勤定期代を支給している会社の場合、通勤定期の区間と重なっている区間の交通費を差し引かないと二重の支払いになります。二重に支払えば、会社は損をして利益が減ります。
従業員は通勤定期区間の交通費を差し引いた金額を精算するのが基本です。しかし、うっかり間違えやすいところ。交通費精算書をチェックするとき、経理担当者は通勤定期券区間の交通費を除外しているか、従業員が正しく計算しているかを確認してください。
消費税を加えていないか
バス代や電車代、新幹線代などには、消費税も含まれています。交通費精算書を作成するとき、バス代220円にさらに消費税率を掛けて精算すると二重請求になってしまいますので注意してください。
また、取引先からの依頼で出向いたとき、「現地までの往復交通費はうちに請求してください」と言われることもあります。バス、電車、新幹線代などの公共交通機関、タクシーなどは内税でサービス料金の中に消費税が含まれています。請求するとき、誤って消費税率を掛けないでください。誤って消費税率を掛けてしまうと、取引先に二重請求をしてしまいます。請求書を書くときには十分注意しましょう。
最安ルートで申請しているか
多くの会社は、原則スタート地点から目的地まで最安ルートで申請するよう定めているのではないでしょうか。交通費精算の処理をするときは、常識から考えられないようなルートで申請されていないか確認しましょう。
目的地まで早いルートや途中の乗換えに便利なルートなど、駅探で探すと目的地までの複数のルートが検索されます。最安ルートにすると、あまりにも時間がかかり合理性が担保されないときは、もっとも合理性が担保されているルートを申請させるケースも多いです。
交通費精算をするときに、トラブルにならないようルールを決めてある会社もあります。ルールが明確だと申請する従業員も交通費精算書を処理する経理担当者もスムーズに作業ができますね。
不正な申請をしていないか
交通費精算で意外にトラブルの多いのが不正申請、不正受給です。
営業活動での外回り訪問件数が多ければ、交通費精算するときに最寄り駅をごまかすことや、架空の交通費精算も比較的簡単にできてしまうでしょう。意図的ではなく、気づいたら多くもらい過ぎていた場合もあるかもしれません。
交通費を不正申請し不正受給すれば、横領になる場合もあります。バス代や電車代などは、領収書なくても処理ができるので不正申請するには都合がよいのでしょう。
不正申請が増えると、税務調査で不正損金計上と指摘を受ける可能性もでてきます。不正な交通費申請がないかの確認はとてもむずかしい重要な業務です。
電子帳簿保存法について
今まで紙で保存することが義務付けられていた帳簿や書類ですが、2024年1月1日以降は電子帳簿保存法の要件を満たした上で電子データによる保存が可能になります。また、電子的に行われた取引情報の保存義務なども定められました。
電子帳簿保存法上の電子データの保存は、大きく分けると3つに分けられます。
- 電子帳簿などの保存
- スキャナで保存
- システムやPC、HDDなどに保存
仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書など電子的に作成した帳簿はデータのまま保存します。紙で受け取った書類・作成した書類は、スキャンしたり撮影したりして保存してください。メールやECサイトなど電子取引した情報は、システムやPC、HDDなどに保存します。
電子帳簿での保存は、メリットがありますね。たとえば、保存スペースの削減や、必要な書類を捜す時間の短縮に役立ちます。システムの中に保存された書類は、社内で共有もできます。しかし、機密情報など含まれる場合もあるので、セキュリティーやバックアップは必須でしょう。
交通費精算のルールを設定しよう
意外と間違えや疑問の多い交通費精算、従業員に確認したり細かな修正してもらったりと経理担当者には、ストレスの多い業務です。交通費精算は、あらかじめルールを設定しておき、従業員に周知するとよいでしょう。
タクシーを利用する場合は、「目的地が駅から○キロメートル以上離れているときは利用してもよい。」「必ず、領収書をもらう。」など。また、自家用車を使用する場合は、「ガソリン1リットルあたりの金額」など細かなルールがあれば交通費精算する従業員の間違いや経理担当者のストレスも軽減されます。
消費税法施行令第49条に、3万円未満の取引については領収書不要と記載されています。少額のバス代や電車代は、領収書をもらうことがむずかしいですが、3万円未満でも新幹線代などは簡単に領収書を発行してもらえるので、従業員に領収書をもらうよう周知しておくのがおすすめです。
参考：e-Gov法令検索「消費税法施行令」
CPAラーニングなら簿記講座や実務講座など800本以上の講義が無料で見放題
経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
こうすることで、自社が取引先・借入先に対して、適切に支払いができるのか、あるいは取引先・貸付先から適切に入金が行われるのかを、仕訳と同時に予測できます。
極端な例ですが、こうした「意識的」な仕訳を繰り返すことで、会社の経営状況が見えてきて、黒字倒産を未然に防ぐといったことも。
また、全体像を把握できていると、業務の優先順位を自ずとつけられるようになるので、仕事のスピードがぐっとあがっていきます。
簿記の学習などで体系的に経理の知識を身につけていくと、少しずつですが、確実に経理の全体像がつかめるようになってきます。
CPAラーニングで経理の「基本」から「応用」まで丸わかり！
CPAラーニングでは、無料で『簿記講座』や『実務講座』を受講することができます。
『実務講座』と一言で言っても、経理実務やインボイス制度を含んだ税務実務、財務実務、M&A実務、人事労務管理、Excel講座など多くの講座が存在します。
多くの業界で役に立つようなコンテンツとなっているため、学生から社会人の男女といった幅広い人材に利用されています。
なぜCPAラーニングで実務の「基本」から「応用」まで理解できるのか
実務のプロセスを「理解」する
CPAラーニングの講義では、受講者のみなさまが実務の要点を暗記するのではなく、理解できるように心がけています。
なぜなら、実務の要点を丸暗記するのではなく正しく理解することで、CPAラーニングの講義を通して学んだことを、自らの業務にも落とし込むことができるからです。
経理実務講座を例に挙げると、日次業務、月次業務、年次業務の流れをただ説明するだけではありません。
その業務をなぜそのタイミングで行うのか、その業務によってどの様な影響が会社にもたらされるのかという点についての説明に重きを置いています。
講師が公認会計士またはプロの実務家
CPAラーニングの講義は、公認会計士やプロの実務家などが担当しています。
公認会計士には、大手公認会計士資格スクール（CPA会計学院）の講師も含まれており、解説のわかりやすさには、定評があります。
また、プロの実務家の講師は、業界の最前線で活躍してきた方々なので、具体的な業務に結びつけた解説が「理解」の手助けとなります。
スキマ時間に勉強しやすい
CPAラーニングなら、お手持ちのスマートフォンやタブレットで学習が完結します。
最近リリースされた公式アプリでは、講義動画のダウンロード・オフライン再生が実装されました。
これにより、いつもの通勤・通学時間を活用して、効率的に学習を進めることができます。
CPAラーニングが完全無料で利用できる理由
CPAラーニングは、「日本の会計リテラシーを底上げしたい」という思いから始まったサービスです。
より多くの方にご利用いただきたく無料でご提供しております。
そのため、CPAラーニングのすべてのコンテンツ（講義の視聴、テキスト・レジュメのダウンロード、模擬試験など）が完全無料で利用できます。
登録受講者数は40万人を突破
CPAラーニングの登録受講者数は40万人を突破しました。
「CPAラーニングを使って簿記に合格しました！！」という喜びの声をX（旧Twitter）で日々頂いています。
CPAラーニングの実務講座を受講した方の声
メールアドレス登録だけで全コンテンツが利用可能
CPAラーニングは、メールアドレス登録だけで、全てのコンテンツをすぐに利用することができます。
課金や、機能制限などはございません。
「経理の基本からおさらいしたい」「決算業務を効率的に進めたい」とお考えの方はCPAラーニングをぜひご利用ください。
このコラムを読んでいるあなたにおすすめのコース
→簿記を学習したい方
→経理実務を学習したい方
まとめ
経理担当者が毎月多くの時間と労力をかけている業務のひとつが、交通費精算です。業務で移動することが多くなれば交通費精算にかかる時間、確認する作業が増えてしまいます。
交通費精算に関して、確認する作業はとても負担になりますよね。交通費精算のやり方・流れ・チェックするポイントを知っていると、交通費精算を確認する経理担当者も、交通費精算する従業員も間違いや修正が軽減し仕事がスムーズに進みます。
交通費精算のルールがなければ、ルールを設定しましょう。ルールを従業員に周知してもらうことで交通費精算の確認作業がスムーズに進み、有効に時間を使うことができます。
