経理業務は、高度な専門性が求められたり、分業化されたりしており、業務が属人化しやすい業務です。しかし近年は、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法などの法改正、経営環境の変化により、経理業務の効率化が求められています。
ただし経理業務の効率化は、単に法制度への適応のために必要なわけではありません。業務の質を高めたり、ミスを少なくしたり、担当者のストレスを軽減するのにも効果が期待されるため、企業は経理業務の効率化に積極的に取り組むべきでしょう。
本記事では、経理業務を効率化するための改善方法を具体的に解説します。
目次
経理業務の効率化が求められる背景
近年、とくに経理業務の効率化が求められているのには以下の2つの要因があります。
・インボイス制度の開始
・改正電子帳簿保存法の義務化
ここでは、なぜ2つの要因が経理業務の効率化をもたらしているのかを、わかりやすく解説します。
インボイス制度の開始
インボイス制度の導入は経理業務の効率化が求められる背景として注目されています。
インボイス制度とは売り手に対してインボイス（一定の要件を満たした請求書など）の発行と保存を求める制度です。
インボイス制度は原則として2023年10月から開始となります。
伝統的な経理業務では紙ベースの書類や領収書といったインボイスを多く取り扱う必要があり、データの入力ミスや書類の紛失リスクが高まっていました。
しかし、インボイス制度の導入により電子的な取引データのやり取りが可能となり、入力ミスや紛失のリスクを大幅に削減できるようになります。
インボイス制度は取引データの電子化を前提としており、データの自動入力や整合性チェックなど、多くの業務プロセスが自動化されることで経理業務の効率が大きく向上します。
また、取引データが電子的に一元管理されるため、税務申告の際のデータの整理や確認作業が簡素化され、税務申告の負担が軽減されるとともに正確な申告がより容易となることも大きなメリットです。
電子的な取引データの管理は取引の履歴やデータの変更履歴などを通じて、業務の透明性を向上させる効果も持っています。
インボイス制度に対応し電子データを保管することで、内部監査やコンプライアンスの確保がより容易になります。さらに、「紙ベースの書類の管理や保存にかかるコスト」「人手によるデータ入力のコスト」など、多くの経費が削減されるため、企業の経費削減も実現できるでしょう。
改正電子帳簿保存法の義務化
改正電子帳簿保存法の義務化は、経理業務の効率化が求められる大きな背景です。
電子帳簿保存とは、国税関係の帳簿、書類、証憑（しょうひょう）などの電子保存を認める法律です。
従来、帳簿などの重要な書類は紙での保存が求められてきましたが、電子帳簿保存法ができたことで、今後は紙での保存が認められなくなります。
帳簿、書類、証憑などは原則として、電子データとしての保存が求められています。電子帳簿保存法はこれまで何度か改正されており、直近では2022年に改正されました。
近年の企業の経営環境は急速にデジタル化を推進する方向に舵をきっており、デジタル化を促進するための中心的な役割を担っているのが、電子帳簿保存法の義務化です。
電子化された帳簿を活用すれば、業務プロセスの効率化やコスト削減が実現されるだけでなく、データの入力や検索・分析が迅速に行えるため、業務のスピードアップが期待できます。
データの正確性を向上させる効果もあり、入力ミスや計算ミスを減少させることができます。間違いを少なくすることで企業の信頼性やブランド価値も高まる可能性があるでしょう。
また、紙ベースの帳簿に比べて、電子帳簿の導入はコスト削減の観点からも非常に有効です。紙の購入や保管・管理にかかるコストを大幅に削減できます。
環境問題がクローズアップされる中、紙の使用を減少させる電子帳簿は企業の環境への取り組みとしても評価される要素ともなり得るでしょう。
最近では新型コロナウイルスの影響でリモートワークが急速に普及していますが、電子帳簿はリモートからのアクセスやデータの共有が容易であるため、新しい働き方をサポートするツールとしての側面も持っています。
このように、改正電子帳簿保存法の義務化は経理業務の効率化を追求するうえでの重要なプロセスとなっており、今後の企業経営においてもその重要性は増していくことが予想されます。
経理業務を効率化する方法8つ
経理業務は、企業の財務状況を正確に把握し、適切な経営判断を下すための重要な業務の一つです。経理業務は複雑で時間がかかることが多いため、効率化することが求められています。以下では、経理業務を効率化するための方法を8つ紹介します。
会計ツールやシステムを利用する
会計ツールやシステムの利用は経理業務の効率化に不可欠です。
近年の技術進化により、多くの会計ソフトがクラウド化され、使いやすさとアクセス性が向上しています。特定のツールやシステムを導入すれば、日常の経理タスクが簡略化され、経営状況の把握も効率的に行うことが可能です。
クラウドベースの会計ソフトは、場所を選ばずにアクセス可能となり、業務の柔軟性を大幅に向上させます。データ入力の手間やエラーのリスクが大幅に減少し、業務の質も向上するでしょう。
消耗品の生産・発注はまとめて行なう
経理業務の効率化は、現代のビジネス環境において不可欠な要素です。とくに、消耗品の生産や発注を一括で行うことは、多くのメリットをもたらします。
まず、一括発注によって、発注の手間やコストを大幅に削減できます。手間の削減は、経理担当者がコア業務に集中できる環境を整えるための重要なステップです。
消耗品の一括発注は、取引先との関係を強化するチャンスでもあります。大量の注文を行うことで割引や特典を受けることが可能となり、企業の経費削減につながるでしょう。
またIT技術の進歩により、消耗品の在庫管理や発注プロセスも劇的に効率化されています。たとえば、クラウドベースの会計ソフトを使用すれば、日常の業務を簡単かつ効率的に行うことができます。
極力現金を使わないようにする
現代のビジネス環境では、現金取引は徐々にその役割を減少させています。現金を使用するのは、レシートや帳簿の管理に多くの手間を要し、経理業務の効率を低下させる恐れがあります。
一方、クレジットカードや電子マネーのようなキャッシュレスの方法を採用すれば、多くの利点が生まれるでしょう。
キャッシュレス取引の最大の利点は取引の記録が自動的に生成され保存されることです。経理の誤差や手間が大幅に削減され、業務の効率が向上します。キャッシュレスの取引は、リアルタイムでの取引履歴の確認や、瞬時の支払い確認が可能です。
さらに、キャッシュレスは経済全体の流動性を高める可能性があります。現金を持ち歩くリスクや管理の手間がなくなるため、消費者やビジネスオーナーにとっても安全で便利です。とくに、国際的な取引や旅行の際にはキャッシュレスの利点は無視できません。
しかし、キャッシュレス社会への移行には注意が必要です。技術の進化とともに、セキュリティの問題やプライバシーの懸念が浮上してきました。問題を解決するための適切な対策とシステムの導入が不可欠です。
関連書類のフォーマットを統一する
経理業務における文書管理は、効率性と正確性が業務の品質を大きく左右します。とくに、関連書類のフォーマットを統一するのはデータの入力や確認作業をスムーズに進めるための鍵です。
統一されたフォーマットを採用すれば、業務の手順や流れが明確になり、新しいスタッフの教育も迅速に行えるようになります。フォーマットが統一されていると、必要な情報を迅速に探し出すことができ、業務の迅速化にも寄与するでしょう。
フォーマットの統一はミスのリスクを低減する効果も期待できます。異なるフォーマットの文書が混在していると、情報の取り違えや見落としが発生しやすくなります。しかし、統一されたフォーマットを使用することで、そのようなリスクを大幅に減少させることができるでしょう。
とくに、経理業務においては金額や日付などの重要な情報が含まれているため、ミスが発生すると大きな問題となる恐れがあるので注意してください。
必要に応じて外注・コンサルを依頼する
経理業務は企業の財務健全性や業績を正確に把握し、適切な経営判断を下すための重要な要素です。
しかし経理の専門知識や技術が求められるため、すべての企業が十分なリソースを持っているわけではありません。このような状況で、外部の専門家に業務を外注するのは、業務の質を大幅に向上させる手段となります。
外注すれば、経理業務のノウハウや最新の情報を持つプロフェッショナルのサポートを受けることが可能です。
プロフェッショナルのサポートにより、誤りの少ない効率的な業務遂行が期待できます。コンサルタントとしての役割を果たす専門家からの意見やアドバイスは業務の効率化や新しい取り組みのヒントとなるでしょう。
さらに、外部の視点を取り入れることで、従来の業務の方法に固執せず、新しいアプローチや方法を導入することが可能となります。経理業務の質を一層高めるだけでなく、企業全体の業績向上にも寄与します。
銀行に行く回数を減らす
現代のビジネス環境では、時間の効率化は企業の競争力を高める鍵です。とくに経理業務においては、日常的な取引の確認や資金の移動が頻繁に行われるため、銀行に足を運ぶ回数を減らすことは大きなメリットをもたらします。
オンラインバンキングの導入はこの課題を解決するもっとも効果的な手段の一つです。
オンラインバンキングを利用すれば、企業は物理的に銀行の窓口を訪れることなく、リアルタイムでの残高確認、振込み、請求書の支払いなどの取引を行うことができます。
従業員の移動時間や待ち時間を大幅に削減することが可能となり、その時間をほかの重要な業務に充てることができるでしょう。
さらに、オンラインバンキングは24時間利用可能であるため、業務時間外でも取引の確認や操作が行えるメリットがあります。オンラインバンキングの能力により、緊急の資金移動や確認作業にも迅速な対応が可能です。
オンラインバンキングのセキュリティも近年は大幅に向上しており、多くの銀行が二段階認証や高度な暗号化技術を導入しています。安全かつ確実に取引を行いたい場合は、積極的にオンラインバンキングを導入しましょう。
パソコンのスペックを上げる
経理業務は、多くのデータ処理や複雑な計算を伴うため、使用するパソコンのスペックが非常に重要です。高いスペックを持つパソコンを使用すれば、データの読み込みや保存、計算の速度が大幅に向上します。
結果、業務の効率化が図られ作業時間の短縮やエラーの減少が期待できます。
高スペックのパソコンを使用すれば、複数のアプリケーションやタスクを同時に処理することが可能です。パソコンのスペックをあげれば、経理業務の中でのマルチタスクが容易となり、業務の流れがスムーズになります。
また、ストレスの軽減も大きなメリットとして挙げられます。作業中にパソコンがフリーズしたり、レスポンスが遅くなったりすることが少なくなるため、作業者のストレスや疲労が軽減されるでしょう。
経理業務を効率的に行うためには、最新のソフトウェアやツールを使用するのも重要ですが、それをサポートするための高スペックのパソコンが不可欠です。業務の質と速度を向上させるために、定期的なパソコンのアップグレードやメンテナンスを行うことをおすすめします。
完璧を求めすぎない
経理業務は、その性質上、高い精度と注意力が求められる分野です。多くの数字やデータを扱うため、一つのミスが大きな影響を及ぼす恐れがあります。
そのため多くの経理担当者は、業務を完璧にこなすことを目指しています。しかし、完璧を求めすぎることは、逆に業務の効率を低下させるリスクを持っているといえます。
完璧を求めるあまり、過度な確認作業や再確認に時間を取られるとほかの重要な業務が滞る恐れがあるでしょう。また、過度なプレッシャーは作業者の精神的な負担を増加させ、疲労やストレスの原因となります。
従業員へのプレッシャーが長期化すると、業務の質自体が低下する恐れもあります。
重要なのは、バランスを取ることです。適切な品質を保ちつつ、業務の効率も追求することが求められます。業務の効率化と品質のバランスを実現するためには、適切なチェック体制の整備や、業務の標準化、そして適切な研修や教育が不可欠です。
また、経理担当者自身が自らの業務に自信を持ち適度な休憩を取ることで、精神的な余裕を持つことも大切です。完璧を求めるのではなく、最適な業務フローを追求すれば、経理業務の質と効率の両方を向上させることができます。
さらに経理業務を効率化するポイント
経理業務の効率化は、単に業務のスピードを上げるだけではありません。質の高い情報を迅速に提供すること、正確なデータを基にした経営判断をサポートすること、業務の透明性を高めることが求められます。
経理のさらなる効率化を実現するためには、以下のポイントが考慮されるべきです。
業務内容を洗い出し、可視化する
経理業務の効率化を実現するための鍵は業務内容の洗い出しと可視化にあります。経理業務は多岐にわたるため、その全体像を正確に把握するのが不可欠です。
具体的には、経理の各プロセスやタスクを詳細に洗い出し、それらの関連性や流れを明確にすることが求められます。
業務内容を洗い出すことで、無駄な作業や重複する作業を特定し、排除または統合することが可能です。この洗い出しのプロセスは業務の標準化や自動化の取り組みを進める際の基盤としても機能します。
たとえば業務の流れを明確にすれば、どの部分が自動化の対象となるか、どの部分が人の手を必要とするかを判断する材料として活用可能です。
また業務の可視化は経理チーム内でのコミュニケーションを向上させる効果もあります。業務の流れや役割を共有すれば、チームメンバー間の認識のずれを減少させ、スムーズな業務遂行をサポートできるでしょう。
さらに、可視化された業務内容は、新しいメンバーの教育や研修の際の資料としても有効です。
ECRS（イクルス）の原則で無駄な作業を洗い出す
ECRS（イクルス）の原則は、業務改善のための有効な方法として知られる考え方です。
この原則は、Eliminate（削除）、Combine（結合）、Rearrange（再配置）、Simplify（単純化）の4つのステップを基盤としており、ECRSのステップを適切に活用すれば、業務の効率化や無駄の削減を実現することが可能です。
まず、Eliminate（削除）のステップでは、業務の中で本当に必要ない、または価値を生み出さない作業を特定し、それを排除するのを目指します。
次に、Combine（結合）では、同じ目的や成果を持つ業務を一つにまとめることで作業の重複や手間を減少させます。作業を統合していくのが、Combineのステップの目的です。
Rearrange（再配置）のステップでは、業務の流れや手順を見直し、より効率的な順序や方法に変更するのを検討します。再配置によって順番を再考すれば、業務のスムーズな進行や迅速な対応が実現します。
最後に、Simplify（単純化）は、複雑な業務をよりシンプルな形に再構築し、業務の理解や実行を容易にするプロセスです。
ECRSの原則を経理業務に適用すれば日々の作業の中での無駄や過剰な手間を大幅に削減することが期待できます。とくに経理業務は緻密な作業が求められるため、この原則の適用は大きな効果をもたらすことがほとんどです。
したがって、経理業務の効率化や質の向上を目指す企業や組織にとって、ECRSの原則は非常に価値のある取り組みといえるでしょう。
経理業務の効率化が難しい理由
経理業務は、企業の財務状況を正確に把握し、適切な意思決定をサポートするための重要な役割を果たしています。しかし、この業務の効率化は容易ではありません。以下に、経理業務の効率化が難しい主な理由を詳しく解説します。
属人化しやすい
属人化しやすいという特性は経理業務において顕著に見られる現象です。属人化しやすい現象は、特定の担当者やチームが長期間にわたって業務を担当すると、業務の詳細な手順やノウハウが一部の人間に集中してしまうことを指します。
このような状態が続くと、新たなメンバーの導入や担当者の変更が生じた際に業務の継続性や品質の維持が困難となるリスクが高まります。
属人化の状態は、業務の標準化や自動化の取り組みを妨げる要因ともなり得ます。とくに、経理業務は専門的な知識や技術が求められるため、属人化の影響を受けやすく、その解消が難しい領域となっています。
専門知識が必要
経理業務は、性質上、税法、会計基準、財務報告などの専門的な知識を必要とします。経理に必要な知識は、日常の業務遂行だけでなく、正確かつ適切な経理処理のためにも欠かせません。
しかし、経理に関する専門的な知識を持つ人材を確保するのは簡単なことではありません。経理の専門家が不在の場合、業務の質や正確性が低下するリスクが高まります。
さらに、経理の専門家がいても、経理の知識を最新のものに更新し続ける必要があるため、継続的な教育やトレーニングが求められます。
このような要因が組み合わさることで、経理業務の効率化や最適化は、ほかの業務領域と比較してもとくに難易度が高いといえるでしょう。
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経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
こうすることで、自社が取引先・借入先に対して、適切に支払いができるのか、あるいは取引先・貸付先から適切に入金が行われるのかを、仕訳と同時に予測できます。
極端な例ですが、こうした「意識的」な仕訳を繰り返すことで、会社の経営状況が見えてきて、黒字倒産を未然に防ぐといったことも。
また、全体像を把握できていると、業務の優先順位を自ずとつけられるようになるので、仕事のスピードがぐっとあがっていきます。
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なぜCPAラーニングで実務の「基本」から「応用」まで理解できるのか
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なぜなら、実務の要点を丸暗記するのではなく正しく理解することで、CPAラーニングの講義を通して学んだことを、自らの業務にも落とし込むことができるからです。
経理実務講座を例に挙げると、日次業務、月次業務、年次業務の流れをただ説明するだけではありません。
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まとめ
経理業務の効率化は現代のビジネス環境において不可欠な取組みです。経理業務の効率化には、経理業務の全体像を把握するのが重要です。業務内容を洗い出し可視化すれば無駄な作業や重複する作業を発見しやすくなります。
経理業務の全体像を把握したのちECRSの原則を取り入れることで業務の中での無駄を洗い出し、効率的な業務フローを構築することが可能です。
業務効率化を進めるうえでは、技術の進化を活用し、新しい会計システムの導入やオンラインバンキングの利用など、デジタルツールを駆使すれば業務のスピードアップや正確性の向上が期待できます。
さらに、経理業務に関わるスタッフの研修や教育を徹底することで業務の質を向上させることができるでしょう
経理業務の属人化を避け、業務の標準化や手順書の整備を行えば、業務の継続性を保ちつつ、新しいメンバーの導入もスムーズに行うことが可能です。
経理の効率化に関するさまざまな取り組みを通じて経理業務の効率化を実現し、企業の競争力を高めていきましょう。
