確定申告は、事業者や個人にとって、年間の収支を報告する重要な手続きです。
確定申告の際によく疑問に感じるのは「領収書の提出は本当に必要なのか？」ということです。
取引時に領収書を受け取れなかった場合、どのような対応を取ればよいのでしょうか？
本記事では確定申告と領収書に関して多くの人が疑問に思うであろうポイント、及び領収書の適切な管理と正しい理解がいかに重要かを、具体的に解説します。
目次
確定申告時に領収書は重要な書類となる
確定申告は、個人が一年間に受け取った収入と支出を国に正確に報告する手続きです。
確定申告では、領収書が非常に重要な書類となります。
なぜなら、領収書は、支出の正確性と必要性を証明するための物的証拠だからです。
経費として申告する際、医療費控除やセルフメディケーション税制（医療費控除の特例）を利用する場合、領収書は支出が実際に発生したことを示す確かな証拠となります。
さらに、確定申告では、領収書を原則として提出する必要はありませんが、税務署からの確認が入った場合に備え、これらの領収書は一定期間保存しておく必要があります。
とくに、医療費の領収書に関しては、受領後5年間の保管が求められます。
領収書の適切な管理は、税務調査時に不整合が発覚し、追加の税金や罰則が科されるリスクを避けるために不可欠です。
また、2023年10月1日から始まったインボイス制度では、適格請求書が導入されました。
インボイス制度においては、適格請求書としての領収書が消費税の仕入税額控除の対象となります。
したがって、消費税の確定申告においても、適格請求書とそれ以外を正しく区別し、適切に管理することが必要不可欠となっています。
確定申告の際に領収書は提出する？
確定申告を行う際、多くの人が「領収書を提出する必要があるのか？」と疑問に思うのではないでしょうか。
確定申告の際には、領収書の提出は基本的に必要ありません。
これは、医療費控除を申請する際に必要となる医療費の領収書や、経費として計上するためのその他の領収書も同様です。
しかし、領収書を提出する必要がないからといって、処分するわけにはいきません。
税務署が行う恐れのある追加調査や確認のため、領収書の提出が求められる場合があるからです。
とくに、医療費控除の場合は、5年間保管する必要があります。
加えて、2023年10月以降に導入されたインボイス制度により、適格請求書が新たな要件として加わりました。
インボイス制度の下では、確定申告において、消費税の仕入税額控除を適用する際に、適格請求書の要件を満たした領収書の受領が必要です。
したがって、領収書の提出は不要でも、正確な確定申告と将来的な税務対応のために、適切な管理が求められます。
領収書に記載しなくてはならない項目
領収書は、金銭の授受があった事実を証明する重要な書類です。
そのため、信頼性を保ち、後日の確認や税務申告時に問題が生じないよう、以下の5項目を正確に記載する必要があります。
取引が行われた日付
取引の日付は、会計と税務の両方の文脈で極めて重要です。
取引の日付は、財務報告期間内の取引を正確に記録し、収益認識の原則に従うために必要です。
とくに、収益認識のタイミングは会計原則と税法によって厳格に規定されており、取引日は収益認識のタイミングの適切さを考えるための基本的な情報となります。
取引日が不正確または記載がない場合、税務監査時に疑問を投げかける要因となり、場合によっては罰金や追加の税金を課される恐れがあります。
金額
金額は、取引の経済的価値を反映し、企業の収益、コスト、利益計算に直接関わる重要なデータです。
不正確な金額は、会計報告の誤りを引き起こし、企業の財務状況を不正確に反映することにつながります。
また、金額の記載が不正確または不完全である場合、税務申告の際に経費としての控除が拒否されるリスクもあります。
そのため、金額は数字の改ざんを防ぐための特定の書式で記述される必要があります。
購入した物やサービスの内容
購入した商品やサービスの内容の明記は、支出がビジネス関連であることを示し、個人的な支出と区別するうえで非常に重要です。
税務当局はしばしば、経費控除の正当性を確認するために領収書の但し書きをチェックします。
但し書きの箇所に、具体的な内容の記載がないと、領収書が不正確または虚偽であると見なされ、経費控除が拒否される恐れがあります。
そのため、商品名やサービスの詳細を可能な限り具体的に記載することが推奨されます。
名前や社名
支払先の正確な名前や社名は、取引の信憑性と透明性を保証するために不可欠です。
名前や社名が不明瞭または不正確である場合、領収書は偽造や不正な取引の疑いを持たれる恐れがあります。
また、将来取引の詳細を確認する必要がある場合、正確な名前や社名が記載されていれば問い合わせを行うことが可能になります。
これにより、取引の正当性が確認され、信頼性が保たれます。
金銭を受け取った側の氏名または名称・住所
金銭を受け取った側の情報は、取引の透明性と追跡可能性を保証するために重要です。
これには、正式な氏名や名称、住所が含まれます。
氏名や名称、住所が欠落または不正確な領収書である場合は無効と見なされ、税務当局やほかの関係者からの追加の質問や調査につながる恐れがあります。
また、不正行為の疑いを晴らすための証拠としても、氏名や名称、住所は不可欠です。
したがって、氏名や名称、住所を完全かつ正確に記載することは、企業の法的責任を果たし、将来的なリスクを回避するために極めて重要です。
確定申告の際に領収書がないとどうなる？
確定申告を行う際、領収書は支出が実際に発生したことを証明する重要な書類です。
領収書がない場合、税務当局は経費が実際にかかったのか、ビジネス関連のものであるのかを疑問視する恐れがあります。
結果として、経費の控除拒否や追加の課税、さらには罰金につながる恐れがあります。
さらに、書類の不備は税務調査の対象となるリスクを高めるため注意が必要です。
提出の必要はないが、保存しておかなければいけない
確定申告の際にすべての領収書を提出する必要はありません。しかし、税務当局が求めた場合に備え、領収書を一定期間（通常は7年間）保存しておく必要があります。
領収書を保存している期間に税務調査が行われた場合、領収書は経費控除の正当性を証明する不可欠な証拠となります。
領収書が不足していると、支出の証明が困難となり、最悪の場合、経費控除が却下されたり、誤った申告と見なされて罰則が適用されたりする恐れがあります。
インボイス制度による影響
2023年から導入されたインボイス制度は、消費税の課税方法に大きな変更をもたらしました。
インボイス制度の下では、課税対象取引に関連する消費税額が領収書やインボイスに明記されている必要があります。
インボイス制度では、税務当局は請求書が適切に発行、保存されていることを確認します。
領収書やインボイスを紛失したり、適切に保存しなかったりした場合、事業者は消費税の控除を受ける資格を失う恐れがあります。
この場合、企業のキャッシュフローに悪影響を及ぼすだけでなく、税務コンプライアンス違反と見なされ、罰則の対象となる恐れがあるため、注意してください。
領収書がもらえない場合の対応方法
ビジネスシーンでの出費は、会計処理の際に領収書が必要となることが一般的です。
しかし、すべての取引で領収書を受け取ることはできません。
そこで、領収書が手に入らない状況での適切な対応方法を以下に示します。
公共交通機関を利用した場合
公共交通機関、とくに電車やバスを使用する際に、切符を購入したり、プリペイドの乗車カードやスマートカードを使用したりする場合、従来の紙の領収書を受け取ることは難しいケースがほとんどです。
しかし、現代の公共交通手段はデジタル化が進んでおり、オンラインでアカウントにアクセスすることで、乗車履歴や支払い情報を確認できる場合があります。
乗車履歴や支払い情報をプリントアウトし、日付、時間、金額を明記して会社に提出することで、領収書と同等の扱いを受けられる可能性があります。
ただし、企業の社内ルールや経費処理のルールに大きく依存するため、事前に会社のルールを確認し、必要に応じて会計部門や上司と相談することが重要です。
自動販売機で飲食物を購入した場合
自動販売機での購入は、領収書が提供されないケースがほとんどです。
自動販売機で飲食物を購入した場合の支出は、一般には少額であるため、多くの企業が定める「小口現金」のポリシーの範囲内で処理できることがほとんどです。
たとえば、経費精算の際に、500円分は小口現金として領収書なしで精算されるなどの運用がなされています。
ただし、小口現金の使用であっても、企業の財務部門は通常、購入の正当性と必要性を示すなんらかの形式の文書化を求める場合があります。
購入したアイテムのメモ、日付、および支出のビジネス上の目的を明確に説明した短い報告書が必要となる場合があるため、注意してください。
割り勘で支払った場合
ビジネス関係者との食事やミーティングで割り勘になった場合でも、領収書は通常、支払いを行った一人の名前で発行されます。
割り勘は、経理処理を複雑にする要因となり得ます。
解決策としては、たとえば支払いを行った全員の名前、各自の支払額、支払いの総額、日付、場所を記載した正式な文書を作成することが挙げられます。
さらに、全員の署名があれば、文書の信憑性が増します。
この方法は、とくに大きな金額や重要なビジネスミーティングの場合、あとで監査などの際に疑問が生じるのを防ぐために有効です。
クレジットカード決済で支払った場合
クレジットカードでの支払いは、経済のデジタル化に伴いますます一般的になっています。
領収書が手元にない場合、クレジットカードの明細書が重要な役割を果たします。
クレジットカードの明細書には、取引の日付、販売者の名前、金額が記載されており、通常、会計処理のための妥当な文書とみなされます。
しかし、明細書には購入したアイテムの詳細が含まれていないため、とくに大きな購入や重要な取引の場合、追加の文書が必要になることがあるので注意してください。
領収書が手元にない場合、支払いの目的、関連するビジネス活動、および支出がなぜ必要であったかを詳細に説明した報告書を作成することが推奨されます。
取引先へご祝儀や香典を贈った場合
取引先の人生の大切なイベントに対して、企業としてご祝儀や香典を贈ることは、ビジネスエチケットの一環として広く行われています。
しかし、これらの贈り物に対して領収書を受け取ることは一般的には難しく、会計処理においては注意が必要です。
多くの企業では、ご祝儀や香典などの支出を「接待費」や「福利厚生費」として分類し、特定のフォーマットの報告書を作成することを求めます。
報告書には、支払いの日付、金額、受取人の氏名、会社名、イベントの種類、および支払いの目的を詳細に記載するのが一般的です。
この手続きを遵守することで、会社は税務申告や内部監査の際に、この種の支出がビジネス上の必要経費であることを正当に証明できます。
領収書の保存方法
領収書の保存は、ビジネスの運営において極めて重要な手続きです。
領収書の保存は財務諸表の正確さを保証し、税務調査時に企業が適切な記録を提供できるようにするために行います。
領収書の保存方法は受領した形式によって異なりますが、領収書受領後の経理処理や監査のために重要となります。
紙で受領した場合
紙の領収書を受領した場合、安全に長期間保存することが求められます。
まず、領収書は日付順またはカテゴリー別に整理されるべきです。
これにより、将来的に特定の領収書を迅速に検索し、取得することが容易になります。
また、領収書をファイル等に保存することで、物理的な損傷や紛失から守ることができます。
紙の領収書の一部は感熱紙で印刷されており、時間が経つと文字が薄れて読めなくなることがあります。
感熱紙で印刷された領収書は、質が損なわれる前にデジタル化することが推奨されます。
スキャナーやスマートフォンのカメラを使用してデジタルコピーを作成し、クラウドサービスや外部ハードドライブにバックアップを保存することが効果的です。
さらに、紙の領収書を保持する際は、火災や水害などの自然災害から保護するための措置を講じることが重要です。
耐火性の保管箱を使用する、あるいは安全なオフサイトの場所にコピーを保存することで、重要な財務記録を守ることができます。
電子データで受領した場合
電子データとして領収書を受領した場合、適切に管理し保存することが不可欠です。
電子領収書は、メール添付、ダウンロード、またはオンラインポータル経由で提供されることがあります。
電子データは、データ損失や不正アクセスから保護するために、安全なデジタルストレージに保存する必要があります。
電子領収書を効果的に管理するためには、一元的にアクセスでき、検索可能なシステムで整理することが理想的です。
多くの企業は、クラウドベースのドキュメント管理システムを利用して、重要なファイルを保存し、必要に応じてデータにアクセスします。
クラウドベースのドキュメント管理システムは、重要な文書を安全に保存しながら、適切なバックアップと災害復旧機能を提供します。
電子データの領収書は、データの改ざん防止の観点から、デジタル署名やタイムスタンプなどのセキュリティ機能を利用して、証憑の正確性を保証する必要があります。
また、電子帳簿保存法に従って、電子データの領収書を適切な期間、通常は法定期間内で保持し、監査や税務調査に応じて提供できるよう準備しておく必要があります。
領収書の保存期間は？
領収書の保存期間について理解することは、事業運営において非常に重要です。
領収書は税務調査や将来的な財務分析において、経費の正当性を証明するための根拠となるからです。
では、領収書の保存期間は具体的にどのくらい必要なのでしょうか？
領収書の保存期間は、法律で定められています。
そのため法人や個人事業主が自らの裁量で保存期間を決めることはできません。
具体的には、法人は「法人税法」、個人事業主は「所得税法」に基づき、それぞれの領収書の保存期間が定められています。
法人については、一般的に領収書は「帳簿書類」として分類され、保存期間は7年とされています。
しかし、特定の状況下では、より長い期間の保存が求められる場合があります。
たとえば、決算が赤字であった場合、損失を将来の税金から控除する「欠損金の繰越控除」が受けられるため、10年間の保存が必要になる場合があります。
さらに、会社法により、会計に関連する重要書類の保存期間も10年と定められており、安全策として10年間の保存を推奨する声もあります。
個人事業主の場合、保存期間は事業の報告方法によって異なります。
青色申告を行っている場合は7年間、白色申告の場合は5年間の保存が基本とされています。
保存期間の計算に際しては、領収書が発行された日付そのものではなく、関連する税務年度の確定申告が終了した翌日からがスタート時点となります。
これは、税務当局が過去の取引の正確性を検証する際の基準となるためです。
領収書を適切に保存することの重要性は、税務調査の際に正確性と完全性が問われるため、非常に高くなります。
保存されていない領収書があると、確定申告が正しく行われたという証明ができなくなり、結果として追徴課税を課されるリスクがあるため注意が必要です。
追徴課税は、過少申告や申告漏れがあった場合に課され、税率は状況に応じて最大で40％にもなり得ます。
したがって、領収書の管理は、法定の要件を満たすため、また将来的な財務的リスクから自身を守るためにも、絶対に怠ってはならない事務処理の一つです。
適切な保存期間を守り、組織的な管理システムを確立することが、事業の健全な運営に不可欠です。
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まとめ
本記事では、確定申告時の領収書の扱いと、領収書が入手できなかった場合の適切な対応方法について解説しました。
確定申告時に領収書の提出は基本的に必要ありませんが、税務調査の際には、支出の証明として領収書を呈示する必要があります。
また、領収書がもらえない場合でも、支払いの証明としてほかの文書や記録を残すことが重要です。
とくに、法人や個人事業主にとって、領収書の保管は税務リスクを軽減するうえで不可欠な手続きとなっており、適切な書類管理方法が求められます。
本記事を参考にして、確定申告時の領収書の取り扱いについてしっかりと理解しておきましょう。
