2023年10月1日から実施されるインボイス制度。企業や個人事業主に大きな影響を与えることが予想される制度ですが、内容が複雑なためすべてを把握している方は少ないのではないでしょうか。
本記事では、インボイス制度の基本的な知識や導入するメリット・デメリット、インボイス制度への対応方法などをお伝えします。
導入によって業務の効率化やコスト削減が見込めるインボイス制度ですが、場合によっては工数が増えてしまう可能性や控除額が減少してしまう恐れがあります。制度をうまく活用できるよう、知識を蓄えておきましょう。
目次
インボイス制度の基本知識
インボイス制度とは、仕入税額控除の新しい方式のことです。正式名称は「適格請求書等保存方式」といい、2023年10月1日より実施されます。仕入れ時に必要となる書類や処理が、売り手・買い手双方で大きく変化する制度です。
インボイス制度導入後の取引には、インボイス（適格請求書）の発行が必要です。インボイスは売り手が買い手に対して発行するもので、買い手はインボイスを保存することで仕入税額の控除が受けられるようになります。
インボイスは従来の区分記載請求書より記入必須な項目が増えた、より詳細な内容の請求書です。インボイスの発行は税務署に認可された「適格請求書発行事業者」のみが行え、そうでない事業者は発行できません。インボイスが作成されていない取引の場合、買い手は仕入税額の控除を受けられなくなってしまいます。
インボイス制度が必要な理由
インボイス制度が必要な理由としては主に「軽減税率への対応」「益税の解消」の2点が挙げられます。
2019年10月より導入された軽減税率制度によって、消費税は10％と8％のものが混在している状態です。税率が一律ではなくなったことで複雑になった税額計算のミスを防止する狙いが、インボイス制度にはあります。
適格請求書発行事業者として認められた事業者が、従来より厳密な内容の請求書であるインボイスを発行した結果、正確に税額を把握できるようになることが期待されています。
さらに、現行の制度では免税事業者や簡易課税制度の存在により、本来払われるべき税額が収められていない問題がありました。
インボイス制度により正確な額の納税が期待されるとともに、免税事業者は取引を避けられる場合が考えられる（買い手側からすると税額控除を受けられない）ため、制度の導入にとくに多くが課税事業者へと転向する可能性があります。
インボイス制度を導入するメリット
インボイス制度の導入によって、従来の請求書発行方式にはなかったメリットが発生します。「業務の効率化」「買い手側の仕入税額控除」「ペーパーレス化によるコスト削減」「不正防止」の4点をお伝えします。
業務を効率化できる
インボイス制度では、電子データによる請求書の送付・保管が認められています。電子インボイスは規格や様式が定められているため、取引先から受け取った請求書の内容を自動で取り込めます。仕入税額控除の計算も自動的に行われ、支払処理も不要です。
請求書を電子データ化すると紙に印刷する手間が省けるうえに、郵送作業も不要となります。受け取る側の視点でも、紙データを読み取りや保管作業にかかる手間が省けます。
インボイス制度の導入にともなって請求書を電子データ化すれば、業務の効率化に大きな恩恵を受けることができるでしょう。
買い手側は仕入税額の控除を受けられる
インボイス制度の導入後、買い手は売り手にインボイスを発行してもらうことで仕入税額の控除を受けられます。
取引相手をインボイスが発行できる適格請求書発行事業者に絞ることで、すべての取引を税額控除の対象とすることもできます。逆にインボイスを発行できない事業者との取引では、税額が控除されないため注意が必要です。
売り手側の視点では、適格請求書発行事業者としてインボイスを発行できるようになっていたほうが、制度導入後の取引が有利になるともいえます。適格請求書発行事業者か否かが、買い手側の選別基準になる可能性があるからです。
紙がいらなくなるためコスト削減になる
請求書を電子データ化すると、コストの削減にもつながります。従来の請求書のように紙を用いた場合には、印刷や郵送などに費用が発生していました。
請求書は取引が増えるほど必要となる書類なため、重なったコストは無視できないものとなります。電子インボイスはそういったコストとは無縁です。
電子インボイスに対応したシステムの導入には多少のコストがかかるため、実際には紙の請求書の保管場所の確保や管理コストなどと比較して導入を検討することになるでしょう。
なお、電子データでの請求書の保管は、電子帳簿保存法に従う必要がある点に注意してください。
不正防止になる
インボイス制度は納税に関する不正の防止が期待できます。
軽減税率制度下では、消費税が10％のものと8％のものが混在している状態です。異なる税率が共存していると、税額の計算にミスが生じやすいだけではなく、消費税が10％とかかる商品を8％として請求書に記載するような不正の余地も生まれてしまいます。
インボイス制度導入後は、商品ごとに税額と税率の双方を明記することが義務となるため、税額をごまかすような不正行為は難しくなるでしょう。同時に税額を計算する際や請求書を作成する際のミスも発見しやすくなります。
インボイス制度を導入するデメリット
インボイス制度の導入にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。「工数増の可能性」「仕入税額控除が減少する可能性」「登録番号の把握が困難」の3点をお伝えします。
工数が増える可能性がある
インボイス制度の導入によって、取引時に必要な工数が増えてしまう可能性があります。免税事業者だった企業や個人事業主は、適格請求書発行事業者となった場合、免除されていた消費税の計算や申告を行うことになります。
免税事業者のままでは取引上不利になることが懸念されるため、経理作業的な部分での負担増は避けられないでしょう。
以前から課税事業者だった場合でも、従来の請求書より詳細な内容の記入が求められるインボイスは、事務作業を増加させることが予想されます。インボイスとそうでない請求書を区別した管理方法、インボイスに対応した社内システムの構築が必要です。
仕入税額控除が減少する可能性がある
買い手は取引先が適格請求書発行事業者でない場合、インボイスを発行してもらえず、仕入税額控除を受けられません。制度の導入前と同様の相手と取引をしても、控除を受けられる額が減少する恐れがあります。
従来の免税事業者すべてが適格請求書発行事業者に移行するわけではないため、買い手側は取引先選びの際に税額控除が受けられるかを考慮する必要が出てくるでしょう。
なお、制度導入後3年間は免税事業者との取引にも8割（その後さらに3年間は5割）の仕入税額控除が受けられる経過措置がとられています。しばらくは様子を見つつ、インボイスを発行できない相手との取引を継続すべきか判断することも可能です。
正確な登録番号の把握が難しい
適格請求書発行事業者にはそれぞれ登録番号が割り振られますが、取引先の登録番号を把握することが難しいという問題があります。
受け取った請求書に登録番号が記載されていた場合は、国税庁の運営する「適格請求書発行事業者公表サイト」で番号が有効なものかの確認が取れます。
取引相手の少ない事業者の場合は手動で登録番号をまとめていくこともできますが、取引先が増えるにつれて作業が煩雑になっていくでしょう。
とくに同一企業内で複数の登録番号を使っているケースや、事業所ごとに異なる登録番号を割り振られているケースなどは、ミスの発生するリスクが高くなります。外部サービスの採用も含めて、取引先の登録番号を管理する方法を検討する必要があるでしょう。
インボイス制度に上手く対応するには？
インボイス制度へ上手く対応するには、どのような方法がいいのでしょうか。「請求書のフォーマット変更」「経理業務フローの見直し」「制度に対応したシステムの導入」の3点をお伝えします。
請求書のフォーマットを変更する
適格請求書は、従来の請求書と必要項目が異なります。形式はとくに定められていませんが、以下の内容が記載されていなければなりません。
- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- 課税資産の譲渡等を行った年月日
- 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容（課税資産の譲渡等が軽減対象資産の譲渡等である場合には、資産の内容及び軽減対象資産の譲渡等である旨）
- 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
必要項目を漏れなく記入できる、インボイス制度に対応したフォーマットを作成しましょう。従来の請求書のフォーマットを改変して作成するのもいいでしょう。
経理業務フローを見直す
インボイス制度の導入にあわせて、経理業務のフローを見直す必要があります。とくに請求書関係の業務には内容の大幅な変化が予想されます。
適格請求書の作成・交付や内容の修正、返品の際に必要となる適格返還請求書の交付などの新たな業務が、インボイス制度の導入によって加わります。適格請求書とそれ以外の請求書をどう保管するかといった管理の仕組みづくりも必要です。
単純な業務量の増加に加えて、新たに覚えるべき知識も必要となることから、経理担当者への負担増が予想されます。業務フローを見直し、スムーズに制度の導入後も経理業務が行われるよう準備を整える必要があるでしょう。
インボイス制度に対応したシステムを導入する
会計システムを導入すれば、インボイス制度の導入への対応が期待できます。制度の導入後は経理業務の負担増が予想されますが、システムやソフトを活用して業務の効率化を図ることで対応できるかもしれません。
会計システムで電子データによるインボイスの保存や送付が可能となれば、業務負担やコストの面でも削減が期待できます。
すでに会計システムを導入している場合には、利用中のシステムがインボイス制度に対応しているかどうかを確認しておきましょう。電子帳簿保存法に則ったものかどうかも、同時に確認してください。
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まとめ
2023年10月1日より実施されるインボイス制度は、仕入税額控除の新しい方式です。仕入れにあわせて必要となる書類や処理が、売り手・買い手双方で大きく変化します。
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