事業を運営するうえで、領収書を正しく記入し発行することは重要です。
なぜなら不備のある領収書を発行してしまうと、領収書を受け取った側に対して迷惑をかけ、信用を失いかねないからです。
領収書を頻繁に発行する業種であれば、その分ミスも増えるため、領収書の書き方をマニュアル化し社内で周知するなど適切な領収書発行を徹底していく必要があります。
一方、あまり頻繁に領収書を発行しない業種は、領収書の書き方を忘れてしまいやすくなるため、領収書の正しい書き方を整理しておくとよいでしょう。
本記事では、領収書の正しい書き方や、領収書を発行する側が意識しておくべきポイントを解説します。
目次
領収書の基本知識
領収書に関する基本的な知識を解説します。
領収書はそもそもどのような役割を持つのか、領収証やレシート、預かり証とどのように異なるのか把握しておきましょう。
発行する意味
領収書は、金銭のやりとりを証明する書類です。
金銭のやり取りをともなわない商品や書類の受け渡しに関しても、「受領書」といった名前で発行されることもあります。
債務の弁済がなされたことが明記されていれば、領収書として法的効力を持ちます。領収書を発行する意味は3つあります。
- 料金の過払いや二重請求を防止する
- 税申告の証憑書類になる
- 社内の不正を防止する
領収書には、料金の過払いや二重請求を防止する役割があります。領収書は、料金の支払いなどがなされたことを客観的に証明する書類です。
領収書がないと、払った・払われていないという行き違いが起きたときに証明するものがなく、料金を支払う側が過払いをする恐れが生じます。領収書がないと、既に料金をもらっている顧客に対して二重請求するミスが起きることもあり、領収書があればそのようなミスを防止できるでしょう。
領収書は税申告における証憑（しょうひょう）書類にもなります。
証憑書類は、契約書や納品書などのような、取引内容の成立を証明するための書類です。
領収書も証憑書類として用いられます。確定申告をする場合や、税務調査の際に提出する書類として領収書は有効な書類です。
また領収書には、社内の不正を防止する役割もあります。
社内で従業員が経費を使った際には、多くの場合、証拠書類として領収書を添付させます。
領収書がなければ、実際には存在しない支払いを従業員が偽装し金銭を受け取るといった不正が起きるかもしれません。
領収書は、内部の不正を未然に防ぐことにも用いられます。
領収書と領収証の違い
領収書と似た書類として「領収証」があります。
領収書は金銭の支払いがあった事実を記載する書類であり、領収証は取引によって金銭を受け取ったことを証明するために発行される証券です。
宛名が書かれていないものも領収書として認められるのに対し、基本的に領収証は誰が誰に支払ったかが明記されます。
ただし、領収証であっても宛名を「上様」などのように記載することもあるため、必ずしも誰との取引かが明確に証明できるとは限らないのが実情です。
また、民間で発行されたものを領収書ととらえる考え方もあります。
スーパーやコンビニ、タクシーなどで発行されるレシートは、領収書と記載されることはあっても、領収証として記載されることは一般的にありません。
それに対し、役所や金融機関によって発行されたものは領収証として記載されます。
領収書と領収証はどちらも証憑書類として扱われますが、領収書の方がより広い概念と考えられるでしょう。
レシートとの違い
コンビニやスーパー、飲食店などが発行するレシートには、「金額」「取引内容」「発行日」「発行元」が記載されます。
税法上はレシートも、領収書として用いることができます。
店舗のレジで発行されるものを一般的に「レシート」と呼称し、領収書の一種です。
領収書は、但し書きに「品代」などと記載されることも多く、取引内容が明確ではないことがあります。
一方でレシートはサービスや商品の内容が明記されており、税務署職員や会社の経理担当者にとって、経費の使用目的が判断しやすいとされます。
また、レシートはレジなどによって印字されるため、取引内容や金額などの変更がしにくく、改ざんの恐れが低いのが特徴です。
しかし、金銭の授受を証明する受領書として、宛名が明記されていることは重要です。高額な取引では特に、宛名が記載されている領収書の有効性は一段と高くなります。
預かり証との違い
領収書と預かり証の違いを説明します。
預かり証は、主に資産の取引の際に用いられる書類です。
取引相手が資産を受取人に預けたときに、受取人は資産を預かったことを証明する書類として、預かり証を取引相手に対して発行します。
資産を預けた証明があれば、資産を預けた・預けていないという争いを未然に防げます。
資産を預けた際に発行されるのが預かり証なため、資産の所有権は移転していない点が預かり証の特徴です。
商品を購入した際などで発行される領収書は、所有権が移転します。
所有権が受取人に移るか移らないかが、預かり証と領収書の大きな違いです。
領収書の書き方について
領収書の書き方について解説します。
領収書に記載すべき項目を列挙し、それぞれどのような点に注意すべきかを説明しますので、領収書のテンプレート作成などにも参考にしてください。
日付
代金の支払者からお金を受け取った日付の年月日を記入します。
「年」は和暦・西暦どちらで記入しても問題ありませんが、どちらで記入する場合でも、省略してはいけません。
「令和元年」や「2019年」といったように、年号や西暦、すべての桁を正確に記入することが重要です。
「年」だけでなく何月何日かまで正確に記載しましょう。
なお、元号で記載する場合、初めの年は「元年」と記載しましょう。
宛名
支払者の宛名を記載します。
代金の支払者に確認し、相手方の企業名や氏名を正式名称で記載しましょう。
宛名の欄について、相手から「上様」とするよう頼まれた際は、それに従って記入しても問題ありません。
ただし、領収書を発行する側によっては、宛名に「上様」と書かず、相手の名称を書くことを義務付けている場合もあるので注意しましょう。
宛名を空欄にするよう依頼されることもあります。
宛名が空欄でも領収書として有効ではありますが、不正を防ぐ点などから、宛名はできるかぎり記載すべきです。
金額
受け取った代金の金額を正確に記載します。
改ざんを防ぐために、3桁ごとに「,」を打ち、金額の頭には「\」や「金」を、末尾には「―」や「也」などを記入すると良いでしょう。
これによって後から数字を書き込みにくくなり、不正を防止できます。
内訳
「内訳」の欄には、代金と代金の消費税額を記載します。
もし税率が異なる商品が含まれているなら、税率ごとに分けて書くようにしましょう。
代金の合計金額は税込でも税抜でもどちらでも問題ありません。
但し書き
「但し書き」には、提供したサービスや商品の内容を記載します。
「飲食代として」など、何のための代金かが判断できるように記載しましょう。
「品代」などと記載された領収書もありますが、取引内容はできるだけ具体的に書きましょう。
「品代」などと記載された領収書は、証明力不足と判断され、経費と認められないことがあるので注意が必要です。
発行者
「発行者」の欄には、領収書を発行した者についての情報を記載します。具体的には以下の事項を記載します。
- 会社名（屋号、個人名）
- 店舗名
- 住所
- 電話番号
- 適格請求書発行事業者の登録番号
会社名や屋号、個人名は省略せずに記入します。
そして、領収書の発行者に問い合わせが必要になる場合に備えて、住所や電話番号を記載します。
押印がされることが一般的ですが、法的には必要ありません。
インボイス制度が始まってからは、適格請求書発行事業者の登録番号も記載しましょう。
収入印紙
税抜で5万円以上の代金の領収書には、収入印紙を貼り、消印を押すことが必要です。
消印は、領収書に貼りつけた収入印紙に一部がかかるように押印（割印）します。これによって収入印紙の再利用を防止できます。
収入印紙の金額は以下のように受取金額に応じて異なるので注意が必要です。
| 受取金額 | 収入印紙の金額 |
| 5万円未満 | 非課税 |
| 5万円以上100万円以下 | 200円 |
| 100万円を超え200万円以下 | 400円 |
| 500万円を超え1千万円以下 | 2,000円 |
| 1千万円を超え2千万円以下 | 4,000円 |
| 2千万円を超え3千万円以下 | 6,000円 |
| 3千万円を超え5千万円以下 | 1万円 |
| 5千万円を超え1億円以下 | 2万円 |
| 1億円を超え2億円以下 | 4万円 |
| 2億円を超え3億円以下 | 6万円 |
| 3億円を超え5億円以上 | 10万円 |
| 5億円を超え10億円以下 | 15万円 |
| 10億円を超えるもの | 20万円 |
| 受取金額の記載のないもの | 200円 |
出典元：国税庁「印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで」
領収書は発行しなくてはいけない
領収書は、弁済者からの要求があれば発行しなくてはいけません。
民法第486条1項には「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる」とあります。
代金を支払った側は、受け取った側に領収書などを求められます。交付を拒否するならば、弁済者は弁済を拒否できます。
領収書を出すところまで含めて一連の契約履行と考えましょう。
また、弁済する者は、受取証書について書面と電子のどちらかを選べます。
ただし、電子的な形式で領収書を発行するシステムを導入していないなど、電子での領収書発行が大きな負担となる場合は、電子で領収書を出す義務はありません。
この点、弁済者からの求めがない場合、自発的な領収書発行を義務付けられていないことは理解しておきましょう。
クレジットカード決済は領収書を発行しなくて良い
領収書は弁済者から要求があれば発行する義務があります。
ただし、弁済者が代金をクレジットカードで支払った場合、領収書は不要です。
領収書の発行には「同時履行の原則」が適用されます。この原則は、契約の当事者間で、片方が債務を履行するまでもう一方は債務を履行しなくて良いというものです。
代金を受け取る側が領収書を交付しないならば、代金の支払いを拒否できます。
しかし、クレジットカード決済は代金の支払と商品の引渡しに時間差があるため、同時履行の原則が当てはまらず、領収書の発行の必要がありません。
クレジットカードで代金を支払った場合は、クレジットカードの利用控えを領収書の代わりとして保管しておきましょう。
領収書は一定期間保管する必要がある
領収書は、税務上の「帳簿書類」とされています。そのため、一定期間保管する必要があります。
領収書の保管期間は、法人や個人事業主の種類によって異なる点に注意しましょう。
- 法人：7年間
- 青色申告の個人事業主：7年間（ただし、前前年の所得が300万円以下の場合は5年間）
- 白色申告の個人事業主：5年間
なお、この場合の期間は領収書の発行日からではなく、税務申告の申告期限から算出する点に注意しましょう。
仮に、2000年11月に発行された領収書を、翌年の2001年3月の決算で申告したなら、法人や青色申告の個人事業主であれば2008年まで、白色申告の個人事業主であれば2006年まで保管する義務が生じます。
領収書を発行する側が意識すべきポイント
領収書を発行する側が意識すべきポイントについて解説します。
領収書は契約や取引の中心ではないため軽視されることもあります。
しかし、領収書の発行の仕方によって取引相手に迷惑をかけたり、信頼を落としたりすることもあります。
適切な領収書発行も重要な業務の一つだと捉えましょう
不備があった場合には修正が必要
領収書に不備があれば、すぐに回収して修正しましょう。
修正する際、修正テープや修正液の使用は控えるべきです。なぜなら、税務署などから正式な書類として認められない恐れがあるからです。
また、不備があった領収書は、修正したものであることを示した上で保管しておきましょう。
PDFで発行しても大丈夫か
領収書はPDFで発行することも可能です。
特に、領収書をメールなどに添付したい場合には、領収書をPDFで発行すると便利です。
また、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで領収書を発行すれば、紙の原本を保管しておく必要がないので、より無駄のない書類管理ができます。
宛名は空欄のままで良いのか
宛名は空欄のままでも違反にはなりません。
しかし、高い値段の取引になるほど、宛名がないと経費として認められなくなる可能性が高くなります。
なぜなら、宛名がなければ、取引が本当に実在したのか疑惑を持たれてしまうからです。
宛名がない領収書は、第三者に不正に利用されてしまう恐れもあります。
そのため、領収書の宛名はできるだけ記載することが望ましいです。
領収書に印鑑が必要か
領収書に印鑑は必要ではありません。一般的に、領収書には店や担当者の印鑑が押されています。
しかし、領収書の必須要件として印鑑は挙げられておらず、領収書に印鑑は必要ではありません。
ただし、印鑑が押されている方が領収書を偽造・改ざんしにくく、領収書の有効性がより高まります。
また、印鑑が押されていると、領収書を受け取る側としても好印象を抱きやすい効果もあります。
特段の理由がなければ、領収書に発行者の印鑑を押すとよいでしょう。
領収書に関するよくある質問
領収書に関するよくある質問を取り上げ、それに対する回答を記載します。領収書を発行する際に迷ったことがあれば、参照してください。
領収書は手書きでないといけないか
法律上、領収書が手書きである必要はありません。
ただし、手書きの領収書のみ経費の証憑書類として認めている会社も中にはあるため、手書きの領収書の要求にも対応できるようにしておきましょう。
手書きで領収書を発行する場合、少なくとも以下の用意が必要です。
- 領収書の用紙
- 筆記用具
- はんこ
- 収入印紙
領収書の用紙は、文房具店などで入手できます。収入印紙は、郵便局やコンビニで手に入ります。はんこは、収入印紙の消印のために必要です。
個人事業主は領収書の書き方が違う？
個人事業主でも、法人と同じように領収書を書きます。
個人事業主であっても収入印紙が必要なため注意しましょう。
個人事業主も、領収書に印鑑を押すことが一般的です。屋号があればその印鑑を、なければ個人名の印鑑を押しましょう。
アルバイトでも領収書を書いても良い？
アルバイトでも、領収書を書いて問題ありません。
領収書の発行主体として、民法では「弁済を受領する者」と規定しており、アルバイトは「弁済を受領する者」の代理として認められます。
アルバイトであっても領収書を書けるようにしておくことが重要です。
CPAラーニングなら簿記講座や実務講座など800本以上の講義が無料で見放題
経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
こうすることで、自社が取引先・借入先に対して、適切に支払いができるのか、あるいは取引先・貸付先から適切に入金が行われるのかを、仕訳と同時に予測できます。
極端な例ですが、こうした「意識的」な仕訳を繰り返すことで、会社の経営状況が見えてきて、黒字倒産を未然に防ぐといったことも。
また、全体像を把握できていると、業務の優先順位を自ずとつけられるようになるので、仕事のスピードがぐっとあがっていきます。
簿記の学習などで体系的に経理の知識を身につけていくと、少しずつですが、確実に経理の全体像がつかめるようになってきます。
CPAラーニングで経理の「基本」から「応用」まで丸わかり！
CPAラーニングでは、無料で『簿記講座』や『実務講座』を受講することができます。
『実務講座』と一言で言っても、経理実務やインボイス制度を含んだ税務実務、財務実務、M&A実務、人事労務管理、Excel講座など多くの講座が存在します。
多くの業界で役に立つようなコンテンツとなっているため、学生から社会人の男女といった幅広い人材に利用されています。
なぜCPAラーニングで実務の「基本」から「応用」まで理解できるのか
実務のプロセスを「理解」する
CPAラーニングの講義では、受講者のみなさまが実務の要点を暗記するのではなく、理解できるように心がけています。
なぜなら、実務の要点を丸暗記するのではなく正しく理解することで、CPAラーニングの講義を通して学んだことを、自らの業務にも落とし込むことができるからです。
経理実務講座を例に挙げると、日次業務、月次業務、年次業務の流れをただ説明するだけではありません。
その業務をなぜそのタイミングで行うのか、その業務によってどの様な影響が会社にもたらされるのかという点についての説明に重きを置いています。
講師が公認会計士またはプロの実務家
CPAラーニングの講義は、公認会計士やプロの実務家などが担当しています。
公認会計士には、大手公認会計士資格スクール（CPA会計学院）の講師も含まれており、解説のわかりやすさには、定評があります。
また、プロの実務家の講師は、業界の最前線で活躍してきた方々なので、具体的な業務に結びつけた解説が「理解」の手助けとなります。
スキマ時間に勉強しやすい
CPAラーニングなら、お手持ちのスマートフォンやタブレットで学習が完結します。
最近リリースされた公式アプリでは、講義動画のダウンロード・オフライン再生が実装されました。
これにより、いつもの通勤・通学時間を活用して、効率的に学習を進めることができます。
CPAラーニングが完全無料で利用できる理由
CPAラーニングは、「日本の会計リテラシーを底上げしたい」という思いから始まったサービスです。
より多くの方にご利用いただきたく無料でご提供しております。
そのため、CPAラーニングのすべてのコンテンツ（講義の視聴、テキスト・レジュメのダウンロード、模擬試験など）が完全無料で利用できます。
登録受講者数は40万人を突破
CPAラーニングの登録受講者数は40万人を突破しました。
「CPAラーニングを使って簿記に合格しました！！」という喜びの声をX（旧Twitter）で日々頂いています。
CPAラーニングの実務講座を受講した方の声
メールアドレス登録だけで全コンテンツが利用可能
CPAラーニングは、メールアドレス登録だけで、全てのコンテンツをすぐに利用することができます。
課金や、機能制限などはございません。
「経理の基本からおさらいしたい」「決算業務を効率的に進めたい」とお考えの方はCPAラーニングをぜひご利用ください。
このコラムを読んでいるあなたにおすすめのコース
まとめ
領収書の正しい書き方や、領収書の基本的な知識、領収書を発行する側が意識しておくべきポイントについて解説しました。
領収書は取引が存在した記録を残す書類で、料金の過払いや二重請求を防止する役割があります。
また、税申告の証憑書類としても利用できることも特徴です。
日付や発行者名、発行者の所在地や連絡先、代金の金額について正確に記載します。
代金が一定金額を超えた場合、金額に応じた額の収入印紙を貼り、消印を押しましょう。
領収書は、クレジットカード決済を除いて、発行を求められれば必ず発行しなければなりません。
不備がある領収書は直ちに修正することが重要です。
宛名が空欄のものや、会社の印鑑がないものもあります。これらは法的には有効ですが、宛名を明記し、会社の印鑑を押す方が望ましいとされます。
領収書の注意点をしっかり把握し、適切な会計業務につなげてください。
