オフィスの備品にはさまざまな種類があり、金額や耐用年数など色々な特性を持っています。
オフィスの備品の会計処理は、特性ごとに適切な勘定科目を選択して、正確に記録しなければなりません。
本記事では、オフィスの備品の勘定科目と仕訳例、さらに消耗品費と事務用品費の違いについてくわしく解説します。
適切な仕訳を行うことは、企業の財務情報において不可欠です。
経理担当者は、備品の勘定科目の特性や使い分けを正しく理解し、会計処理の正確性と信頼性を確保しましょう。
目次
オフィスの備品の勘定科目は？
オフィスの備品の勘定科目は、一般的には「備品」と「消耗品費」の2つに分類されます。一部の企業では「事務用品費」という勘定科目も使用される場合があります。
はじめに、上記の3つの勘定科目について、簡単に確認しておきましょう。
備品
備品は、オフィスや事務所において長期間にわたって使用される資産を指します。耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上のものが対象です。
備品の購入費用は、貸借対照表上の固定資産として計上され、減価償却が適用されます。
消耗品費
消耗品費は、オフィスで短期間に消耗されるアイテムや耐用年数が短い備品に用いられます。耐用年数が1年未満か、取得価額が10万円未満のものに使用できます。
消耗品費は損益計算書上の経費として計上され、利益に対して直接影響を与えます。
事務用品費
一部の企業では、消耗品に含まれる事務用品に対して「事務用品費」という勘定科目を使用することがあります。
事務用品費は、文具類や文書作成に必要なアイテムなどを個別に管理するために使用されます。
オフィスの備品の勘定科目と仕訳例
上述したように、消耗品費と備品は会計処理において、費用化される時期が変わってきます。
消耗品費は購入した年度に費用化され、備品は固定資産に計上し、毎年度減価償却を行って費用化されます。
そのため、どちらの勘定科目で計上したかによって、損益計算書上の利益が変わってくることに注意が必要です。
以下では、具体例を用いて、消耗品費と備品でそれぞれ仕訳を切る場合の処理について確認していきましょう。
消耗品費で仕訳を切る場合
例1）プレゼン用に1台9万9千円のノートパソコンを1台購入した。
| 借方 | 借方金額 | 貸方 | 貸方金額 | 摘要 |
| 消耗品費 | 99,000円 | 現金 | 99,000円 | プレゼン用ノートパソコン1台 |
例2）プレゼン用に1台9万9千円のノートパソコンを2台購入した。
| 借方 | 借方金額 | 貸方 | 貸方金額 | 摘要 |
| 消耗品費 | 198,000円 | 現金 | 198,000円 | プレゼン用ノートパソコン2台 |
- 1台9万9千円のノートパソコンは、取得価額が10万円未満であるため消耗品費に計上します。
- 2台分の購入費は合計で19万8千円となり10万円を超えますが、物品1台当たりの金額が基準になるので、同じく消耗品費に計上します。
備品で仕訳を切る場合
例3）会計システム用に1台24万円のデスクトップパソコンを1台購入した。（耐用年数4年）
| 借方 | 借方金額 | 貸方 | 貸方金額 | 摘要 |
| 備品 | 240,000円 | 現金 | 240,000円 | 会計システム用デスクトップパソコン1台 |
決算時（直接法）
| 借方 | 借方金額 | 貸方 | 貸方金額 | 摘要 |
| 減価償却費 | 60,000円 | 備品 | 60,000円 | 会計システム用デスクトップパソコン減価償却 |
- 1台24万円のデスクトップパソコンは、取得価額が10万円以上であるため備品に計上します。
- 取得価額の24万円の減価償却費は、24万円÷4年＝6万円となります。
- 直接法は、備品の取得価額から直接減価償却費を控除します。
決算時（間接法）
| 借方 | 借方金額 | 貸方 | 貸方金額 | 摘要 |
| 減価償却費 | 60,000円 | 減価償却累計額 | 60,000円 | 会計システム用デスクトップパソコン減価償却 |
- 間接法は、減価償却費累計額を計上します。
消耗品費と備品を分ける必要がある
消耗品費と備品を分ける必要がある理由は、財務情報の信頼性と税務規則に従うためです。
消耗品費と備品は、使用される期間や性質が異なります。消耗品は短期間で使い捨てられるものであり、当期の費用に計上します。
一方、備品は企業の生産活動に不可欠な資産として計上され、減価償却して費用処理します。
勘定科目を適切に分類して正確な費用計上がなされることで、財務情報の信頼性を確保し、税務規則にしたがった申告が可能になるでしょう。
消耗品費とは
国税庁によると、消耗品費は以下のように定義されています。
| 帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費使用可能期間が１年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費 |
消耗品費は、企業が日常的な業務運営に必要な物品を購入する際に計上するための勘定科目です。
消耗品費の具体例を以下に示します。
| 内容 | 具体例 |
| 事務用品 | 文具、ノート、メモ帳、ファイル、ステープラー、ペン、鉛筆、テープ、クリップなど |
| 掃除用品 | 洗剤、トイレットペーパー、ティッシュペーパー、清掃用具など |
| オフィス用食品 | コーヒー、紅茶、お菓子、ミルク、砂糖、飲料、スナック類など |
| その他の消耗品 | ランチ用の容器や箸、トレイなど、オフィスで必要とされるその他の消耗品 |
消耗品費は通常、一定の期間（通常は月次）で集計され、費用として損益計算書に計上されます。
備品とは
備品は、耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上のものが対象です。備品は、企業が施設の運営や業務に使用する耐久性のある物品や設備を指します。
備品の具体例を以下に示します。
| 内容 | 具体例 |
| オフィス家具 | デスク、椅子、キャビネット、書棚、会議テーブルなど |
| 電子機器 | コンピューター、プリンター、スキャナー、電話機、モニターなど |
| 設備 | エアコン、照明器具、冷蔵庫、電子ロックなど |
備品は長期間にわたって使用されることが期待されるため、資産として計上され、その使用期間に応じて減価償却されます。
減価償却は、備品の劣化や時価減少を適切に反映し、備品の使用寿命に応じた費用配分を行うために重要です。
なお、国税庁のホームページには備品の種類ごとの耐用年数表が示されているので、抜粋します。
| 構造・用途 | 細目 | 耐用年数 |
| 家具、電気機器、ガス機器、家庭用品 | 応接セット | 5年 |
| 電気・ガス機器 | 6年 | |
| 事務機器、通信機器 | 電子計算機 | 4年 |
| ファクシミリ | 5年 | |
| 時計、試験機器、測定機器 | 時計 | 10年 |
| 容器、金庫 | 手さげ金庫 | 5年 |
消耗品費と事務用品費の違いは？
消耗品費と事務用品費の違いは、範囲と目的にあります。
消耗品費は、消耗品全般の購入や補充費用、消耗品の在庫の減少に伴う費用を記録します。これには事務用品だけでなく、掃除用品やオフィス用食品なども対象です。
消耗品費は通常、一定の期間（通常は月次）で集計され、費用として損益計算書に計上します。
一方、事務用品費は、具体的に事務関連の消耗品の購入費用を計上するための勘定科目です。事務用品費は、主に事務作業に関連する消耗品の購入費用を計上します。
具体的な事務用品は文具、ノート、メモ帳、ファイル、ステープラー、ペン、鉛筆、テープ、クリップなどです。
したがって、消耗品費は広範囲な消耗品全般の購入費用を計上し、事務用品費は特定の事務関連消耗品の購入費用を計上します。事務用品費は、消耗品費の一部として考えることがでできるでしょう。
このような区分は、会計上の費用計上や経費管理をより明確にするために使用されます。消耗品費と事務用品費を別々に計上することにより、企業はそれぞれの費用を追跡し、予算編成やコスト管理に役立てることができます。
什器備品とは？
一般的に什器とは、日常で大勢が使用する器具や器物を指し、備品とは、必要なものとして備え付けている物品を指します。つまり什器備品とは、非常に広範囲のものが該当します。
什器備品の例は、以下の通りです。
| 内容 | 具体例 |
| オフィス用品 | 商品の陳列やディスプレイを行うための棚やスタンドなど |
| ショーケース・ガラスケース | 貴重品や展示品を保護しながら見せるためのケースなど |
| 収納ラック・キャビネット | 書類や資料、ストック品の収納や整理に使用されるラックやキャビネットなど |
| デスク・テーブル | オフィスや店舗の作業スペースとして使用されるデスクやテーブルなど |
| 照明器具 | 店舗や施設の照明を提供するための照明器具など |
工具器具備品との違い
工具器具備品は、会社や組織が業務や作業に使用するための具体的な道具や機器を指します。
これらの道具や機器は、作業の効率性や品質の向上、安全性の確保などを目的として使用されます。
一般的な工具器具備品の例は、以下の通りです。
| 内容 | 具体例 |
| 工具 | 測定工具・検査工具・切削工具・取付工具・鍛圧工具・打抜工具など |
| 器具 | 試験機器・測定機器・光学機器・事務機器・通信機器・写真製作機器看板・広告器具・理容美容機器・医療機器など |
| 備品 | 事務デスク・事務椅子・キャビネット・応接セット・児童用デスク・椅子・陳列棚・陳列ケース・カーテン・座ぶとん・寝具など |
什器備品と工具器具備品との違いは、減価償却が必須か必須でないか、つまり経費として処理するか、資産に計上するかの違いです。
什器備品は、広範囲のものが挙げられますが、什器備品の勘定科目を分類する基準は、下表の通りです。
| 什器備品の種類 | 勘定科目 |
| 耐用年数が1年未満か、取得価額が10万円未満のもの | 消耗品費 |
| 耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上のもの | 工具器具備品 |
耐用年数1年未満もしくは取得価額10万円未満の什器備品は、経費として「消耗品費」で処理します。
耐用年数が1年以上で取得価額10万円以上の什器備品は、固定資産の一種として「工具器具備品」で処理し、資産に計上します。
什器備品の購入費用は経費に計上できる？
くり返しになりますが、耐用年数1年未満もしくは取得価額10万円未満の什器備品の場合は、消耗品費として経費に計上できます。
例えば、飲食店を開業したときに購入するフライパン、鍋、包丁、まな板、オーブンなどの調理器具などです。
接客業では、レジスター、カウンター、受付デスク、カメラ、音響機器などが該当します。
ただし、これらは一般的な例であり、業種や業態によって必要な什器備品は異なります。具体的な業種や経営形態に合わせて、必要な什器備品を適切に選定し、経費として計上することが重要です。
なお、什器備品を経費として計上する場合は、一度の支払いで全額を経費とするのが原則となります。
10万円以上のものは資産計上し減価償却する
10万円以上の価値を持つ備品や設備は、企業の資産として認識されます。資産とは、将来の経済的な利益をもたらすと期待される経済的価値を持つものです。
したがって、10万円以上の価値を持つ備品や設備は、会計帳簿上で資産として取り扱われ、貸借対照表に計上されなければなりません。
資産として認識された備品や設備は、その価値を期間に分割して費用計上するために減価償却が行われます。減価償却とは、備品や設備の耐用年数や法定償却期間に基づいて、毎期一定の額を費用として計上する方法です。
減価償却は、備品や設備の使用に伴って発生する経済的価値の減少を反映し、費用として適切に認識するためのものです。
税務申告においても、減価償却は重要なポイントになります。一般的には、減価償却費を経費として計上することにより、企業の税金負担を軽減することができます。
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まとめ
本記事では、オフィスの備品の勘定科目と仕訳例についてくわしく解説しました。
オフィスの備品の勘定科目は「備品」「消耗品費」「事務用品費」の3つに分類されます。
ただしそれぞれの勘定科目は異なる特性や目的を持つため、適切な会計処理を行わなければなりません。
正しい勘定科目の選択と適切な仕訳処理は、企業の財務報告の信頼性を高め、会社の経営分析や税務申告にも影響を与えます。
本記事を通じて、オフィスの備品に関する会計処理の理解を深めて、経理担当者としての正確性と信頼性を確保しましょう。
