経理業務ではさまざまな書類を定められた期間保存する義務があります。しかし、会社の取引に伴い、大量の書類が日々増えていくため、保存方法などで苦しんでいるケースが多く見受けられます。
そこで、今回のコラムでは経理関連書類の保存方法と書類ごとの保存期間について解説します。
目次
１．書類に関する用語の意味と種類
経理業務では、取引先や顧客、他の部門の要請に従ってさまざまな書類を発行します。そのため、書類の持つ意味や区分について正しく理解する必要があります。
その中でも経理に必要な書類に関する用語２つをまずは紹介します。
① 証憑書類と帳票
② 帳票の種類
③ 伝票の種類
２．書類の種類別の保存期間
以下の通り、書類は税務上、種類別に保存期間が決められています。
３．書類の保存方法
令和３年度の税制改正において、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成 10 年法律第 25 号。以下「電子帳簿保存法」）」の改正等が行われ、2022年（令和４年）1月1日より施行されました。
この改正により、電子取引に関しては、紙に出力して保存する措置が廃止され、全てそのまま電子データにて保存することが義務付けられました。
電子帳簿保存法改正のより詳細な内容については、「電子帳簿保存法の改正～経理担当者が知っておくべきこと～」をご覧ください。
① 原則は紙で保存
重要書類は紙で保存するのが原則となっています。
② マイクロフィルムによる保存方法
帳簿書類は６年を経過した後は、一定の条件を満たしたマイクロフィルムに保存することも可能です。 その場合、マイクロフィルムリーダかマイクロフィルムリーダプリンタが必要となります。
③ 電磁的記録による保存方法
電子帳簿保存法の改正により、事前承認制度は不要となりました。
参考（国税庁）：
電子帳簿保存法Q&A（一問一答） ～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～
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５．最後に
上記の通り、経理関連の書類には様々なものがあり、それらは必要に応じて保管する必要があります。
保管せずに破棄してしまうと、税務調査の際に税務署に目をつけられたり、罰則が課される可能性があります。
保存期間は書類や法律によって異なるので、書類ごとの適切な保管方法を理解するように心がけましょう。
万が一分からなくなってしまった場合は、税理士や国税庁に問い合わせると良いです。
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経理関連書類の種類と保存方法に関してよくある質問
経理関連書類の種類にはどのようなものがありますか？
経理関連書類には、会計帳簿（総勘定元帳、勘定科目別元帳、仕訳帳など）、伝票（請求書、領収書、支払い通知書など）、納税申告書（所得税、法人税、消費税など）、契約書（賃貸借契約、業務委託契約など）などがあります。
経理関連書類をどのように保存すればよいですか？
紙の書類は専用のファイルに整理して保管する方法が一般的です。デジタルデータの場合は、クラウドストレージサービスや外付けハードディスクなどを利用して保存することができます。ただし、データの改ざんや消失などに対するリスクには十分に注意する必要があります。
保存期間が経過した書類はどうすればよいですか？
保存期間が経過した書類は、適切な方法で廃棄する必要があります。紙の書類はシュレッダーなどで破棄し、デジタルデータは完全に削除することが重要です。
