受領書と領収書はどちらも受け取ったことを証明するものですが、違いを説明してほしいといわれると言葉につまってしまう人も多いのではないでしょうか。
受領書と領収書は取引には欠かせない書類ですが、役割や受け取るタイミングが変わってきます。
受領書と領収書の違いや受領書を失くしてしまったときの対処法などをくわしく解説します。
目次
受領書とは？
受領書とは、注文した商品やサービスを受け取ったことを証明する書類です。
発注者が無事に受け取ったことを、受注者に知らせる役割を持っています。
受領書は法的に作成が義務付けられている書類ではありません。
受け取ったことを証明できればいいため、メールなどで報告を済ませる会社も見受けられます。
受領書の役割
受領書は発注者が無事に受け取ったことを受注者に知らせる目的がありますが、トラブルを防ぐ役割も担っています。
取引を行う本人同士がやり取りできれば問題ありませんが、運送会社や配送の手配、荷物の受け取りを行った人物がほかの人である場合に「受け取った」「受け取っていない」などのトラブルが発生する恐れがあります。
このような事態に備えて、受領書を発行しておくと安心です。
長い付き合いの取引先は、受領報告を電話で済ませるケースもあるようですが、証拠に残らないためトラブルが起こる恐れがあります。
受領書を発行しないのであれば、良好な関係を続けるためにも記録の残るメールでやり取りをしたほうがリスクを回避できます。
受領書を発行するタイミング
受領書は商品を受け取り次第、すぐに発行します。
取引が多いといつ納品した受領書かわからなくなる恐れがあるため、発行日だけではなく受領日も記載しておくといいでしょう。
領収書とは？
領収書は商品の代金を受け取ったことを証明する書類です。
領収書は主に現金のやり取りが行われたときに発行するため、現金の受け渡しがないクレジットカード決済などを行った際は、発行義務がありません。
店舗によってはクレジットカード払いであることを明記すれば、領収書を発行してくれる場合もあります。
会社の経費を計上する際にも、領収書は欠かせない書類の一つです。
領収書に記載する金額が消費税抜きで5万円以上になった場合は、収入印紙の貼り付けが必要になるうえ、記載する金額によって収入印紙の金額も異なります。
領収書に記載する項目は以下のとおりです。
- 発行日
- 宛名（取引先名）
- 金額
- 内訳
- 但し書き
- 発行元の正式名称、住所
- 印紙（5万円以上）
2023年10月よりインボイス制度が始まっているため、課税事業者は適格請求書発行事業者の登録番号と内訳には税率ごとに合計した消費税額・適用税率も記載しましょう。
受領書と領収書の違い
受領書と領収書のどちらも受け取ったことの証明書ですが、注文した商品を受け取った際に発行するのに対し、領収書は商品の代金を受け取った際に発行します。
受領書を渡した時点では、まだ代金の支払いは行われていません。受注者は受領書を受け取ったあとに請求書を作成します。
発注者は請求書を受け取り後に代金を払い、受注者が領収書を発行するのが一般的な流れです。
銀行や郵便局では、現金の支払いをしても受領書が発行されます。
現金のやり取りはあっても、銀行や郵便局は仲介をしているだけで受け取る本人ではないため、領収書は発行しません。
受領書に記載しなくてはならない項目
受領書には以下のような内容が記載されるのが一般的です。
- 発行日
- 受領日
- 宛名（取引先名）
- 発行元の正式名称、住所
- 受領したものの名称、数量
- 担当者の捺印
受領書には単価や金額の記入は不要ですが、記載してある場合もあります。
社印は必ずしも必要なものではありませんが、担当者の捺印だけよりも押してあることにより、相手に安心感を与えられます。
受領書を紛失した場合の対処法
受領書を紛失してしまった場合は、取引先に再発行を依頼しなくてはなりません。
発注者の立場から考えると、あとから受領書が見つかり2回商品を受け取ったことになってしまうリスクがあるため、断られる場合もあります。
応じてもらえた場合も、再発行であることが分かるように「再発行」のスタンプなどを押すといいでしょう。
取引先に負担をかけないように、受領書を紛失したときはほかの書類やメールでのやり取りで代用できないか、経理担当者に相談してください。
また、受領書に限らず書類の紛失は会社の信用にもかかわるため、保管はしっかりと行いましょう。
受領書に関する注意点
受領書の発行義務はないものの、商品やサービスの受領に関するトラブルを防ぐための大切な書類の一つです。
受領書に関する注意点を抑え、スムーズな取引を心がけましょう。
納品後はなるべく早く受領書を発行する
受領書は商品を受け取ったらすぐに発行します。
取引先と契約書などで取り決めがない場合は発行の期限はありませんが、できるだけ早く受領書は発行したほうがいいでしょう。
受注者は受領書を受け取ってから請求書を作成するため、遅くなると請求のタイミングも遅れてしまう恐れがあります。
受領書の保管期間には法的な決まりがない
受領書の保管期間は、法律上決まっていません。
ただし、取引の証として一定期間の保管を行っている企業が多く見られます。
国税庁では「取引等に関して作成または受領した書類」は7年間の保管が義務付けられています。
受領書に保管期間が定められていなくても、取引に関する書類を一緒に保管しておくと、トラブルが起きたときも役立つことでしょう。
（参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」）
受領書を電子データ保存できるようにしよう
取引に関する資料はさまざまで、一式取っておくと膨大な量になることもあるでしょう。
保管場所がなかったり、見つけたいデータがすぐに取り出せなかったりと、紙での保存は多くのデメリットがあります。
税務署に届出を行えば、受領書を電子データで保存が可能です。
システムを活用すれば、在宅や遠方で働いている人でも資料の閲覧ができます。
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毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
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まとめ
受領書と領収書はどちらも受け取ったことを証明する書類です。
受領書は商品やサービスの受け取り、領収書は金銭の受け取りを証明します。
受領書に発行義務はありませんが、トラブルを防ぐためにも納品後できるだけ早く発行するようにしましょう。
受領書の保管期間は決まっていませんが、取引の証明としてほかの資料と一緒に保管しておくと万が一トラブルが起きた際も安心です。
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