2024年1月1日から、すべての事業者は電子取引でやりとりした書類を電子データのまま保存する必要があります。法を順守し、無理なく着実に電子保存を進めるには、電子帳簿保存システムが役に立ちます。
効率的な電子帳簿保存システムの選択は重要です。しかし、提供されているシステムは数多く存在し、自社にあった最適なものを選ぶことは容易ではありません。
本記事ではおすすめの電子帳簿保存システム16選を紹介し、各システムの特徴や利点、選定時のポイントをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存システムの選定にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
電子帳簿保存システムとは
電子帳簿保存システムは、電子帳簿保存法(以下、電帳法)の保存対象となる資料のデジタル保存と一元管理ができるサービスです。
電帳法は、単に帳簿書類を電子化すればいいというものではなく、複雑な保存要件が定められています。保存条件は、保存対象となる書類が、どのように作成されたかや、どのように受け渡しされたかによって大きく以下の3つに区分されます。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
３つの保存区分は、それぞれ保存要件が異なります。
保存区分の具体例と保存要件
| 電帳法の保存対象書類 | 作成または授受方法 | 電帳法上の3つの保存区分 | 電子保存がみとめられる要件 |
| 国税関係の帳簿類他・仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿 | 会計ソフト等で電子的に作成 | 電子帳簿等保存 | ・複式簿記による記帳・記録段階から一貫して会計ソフト等を使用して作成（手書きで作成していない）・関係書類等を備え付けている・保存データを検索・表示できる（可視性の確保）・税務調査時にダウンロード出力が可能 など |
| 国税関係の決算書類・貸借対照表・損益決算書・棚卸表など | 会計ソフト等で電子的に作成 | ||
| 国税関係の書類・見積書・契約書・請求書・領収書など | 紙で授受 | スキャナ保存 | ・定められた入力期間内にスキャンされタイムスタンプを付与されている・一定以上の解像度、カラー、サイズの確保（2024年1月1日以降は要件緩和）・入力者等の情報が確認できる（2024年1月1日以降は要件緩和）など |
| 電子メールやネット上から電子的に授受 | 電子取引 | ・保存データを検索・表示できる（可視性の確保）・データの改ざんがないことを保証する（真実性の確保）など |
電子帳簿等保存制度特設サイトを参考に筆者が作成
3つの保存区分のうち、「電子取引」に関しては2024年1月1日以降は、全事業者の電子保存が義務化されました。*
電子帳簿保存システムを使えば、電帳法の保存対象となる帳簿書類を法令に遵守しながら電子化できます。
*：令和5年度の税制改正大綱にて、電子取引の保存に関する猶予措置が発表されました。
詳しくは国税庁のサイトをご確認ください。
電子帳簿保存システムの主な機能
電子帳簿保存システムは、電帳法の保存要件を適切に行うためのシステムです。
主な機能は、データの可視性を確保する「検索・表示機能」、データの真実性を確保する「データ改ざん防止機能」です。
①検索・表示機能
電帳法では、電子取引データを検索しやすくするために、ファイル名に以下の項目を入れる必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
また、日付または金額の範囲指定を行える機能や、複数項目を組み合わせて検索できる機能が必要です。*1
電子帳簿保存法システムは、アップロードしたファイルから必要項目を読み取って自動で設定してくれるなど、使い勝手の良い検索機能を備えています。
②データ改ざん防止機能
電帳法では、電子データが確かに存在し、改ざんされていないことを証明しなければいけません。電子帳簿保存システムでは、以下の機能を使ってデータの改ざんを防止します。
- タイムスタンプ*を付与する機能
- 訂正削除記録を残し、事後に検索閲覧出力ができる機能
- データの訂正削除が物理的にできない仕様
*参考：タイムスタンプのしくみ
出典：一般社団法人日本データ通信協会 タイムスタンプのしくみ
電子帳簿保存システムには、電帳法に準拠したシステムであることを証明するJIIMA認証*2という制度があります。JIIMA認証を取得した電子帳簿保存システムを使うことで、電帳法を深く把握していなくても法令に準拠した処理業務が可能になります。
*1：参考 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、検索機能で注意すべき点はありますか。
*2 JIIMA認証とは：公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が実施する法的要件認証制度 参考：JIIMA公式サイト
電子帳簿保存システムを導入するメリット
電子帳簿保存システムの導入により、複雑な電子保存要件に対応できますが、それ以外にもさまざまなメリットがあります。
ここでは効果を実感しやすい2つのメリットを紹介します。
業務の効率化
電子帳簿保存システムを導入することで、手作業での紙文書のファイリング作業が不要になります。
また、システムによる検索機能を使用すれば、過去の特定データを素早く見つけることが可能です。
紙文書のファイリングに比べ、保管・管理の作業効率が大幅に向上します。
紙の保管スペースや紙代などのコスト削減
国税関係書類を紙で保存する場合、保存期間は7年間のため7期分の保管スペースが必要でした。電子帳簿保存システムを導入すれば、7期分の保管スペースが不要となります。
また経費などのコスト面でもメリットがあります。印刷や郵送にかかる費用や、ファイリングなどの事務用品が不要になるため、経費の削減効果が期待できます。
電子帳簿保存システムを選ぶ際のポイント
電子帳簿保存システムを選ぶ際のポイントは数多く存在しますが、メーカーごとに特徴があります。たとえば、すべての保存区分に対応しているものもあれば、請求書や領収書に特化しているものもあります。
ここでは、導入にあたって確認しておくべき6つのポイントを解説します。
導入することで業務負荷を減らせるか
システム導入にあたってまず確認すべきは、自社ではどのような書類の取引が多いのかを洗い出すことです。紙文書の授受が多いのか、電子データでの取引が多いのか、取引先との取引状況を把握し、経費精算の内容を調べるなど、課題の洗い出しを行います。
いきなりすべての書類の電子化を進めると、業務フローの大幅な変更となり従業員の反発を招く恐れがあります。まずは課題を明確化したうえで、小さく始めることがシステム導入成功の近道です。
業務フローのどの部分を電子化すれば業務負荷軽減を実感しやすいかを検討し、それに見合う機能を有しているシステムかを確認しましょう。
電子化したい書類に対応しているか
紙の書類を電子化する場合、請求書に特化したものや、領収書に特化したものなど、オールラウンドに機能を兼ね備えているものなど、システムにはそれぞれ強みがあります。
自社で電子化したい書類はどれかを明確にしたうえで、対応しているシステムを選びましょう。
画像データにタイムスタンプを付与できるか
タイムスタンプは、「スキャナ保存」と「電子取引」に必要な機能です。
スキャナ保存では、紙で作成・受領した書類をスキャンし、画像データに速やかにタイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプの付与によりデータが改ざんされていないことの証明となるからです。
システム選定の際は、タイムスタンプ付与機能が組み込まれているシステムか確認しましょう。
なお、入力期間内に紙書類の記録事項の入力が確認できる「時刻証明機能」を有するシステムであればタイムスタンプは不要になります。
また、2022年に施行された改正電子帳簿保存法において、内容の訂正・削除履歴が残るシステムを利用してスキャン保存を行った場合もタイムスタンプは不要になりました。*
*参考：国税庁 電子帳簿保存法が改正されました スキャナ保存(区分②)に関する改正事項 ～
現在使っているシステムと連携できるか
既存システムとの連携が取れるかも重要な選定ポイントです。会計システムや業務システムとの連携ができれば、データ移行や統合がスムーズに行えます。
連携方法は、システム同士で直接連携できるAPI機能や、データをCSVファイルでやりとりする方法があります。どのような連携方法で連携できるのかを確認しましょう。
既存システムと同じ開発元が提供するシステムであれば連携もスムーズです。既存システムの開発元が電子帳簿保存システムを提供しているか確認してみましょう。
そのシステムが適正価格か
電子データ化を進めるには、スキャナ、ストレージ等、機器とアプリケーションの導入が必要になるため、導入時にはある程度のコストがかかります。
電子帳簿保存システムは、サービスごとに料金プランがさまざまです。
機能の充実したシステムを導入しても、利用しなければ余計な出費となってしまいます。
システム導入計画を作成し、共有頻度の高い書類や印刷等にコストのかかる書類の電子化から段階的に始めれば、高額な導入費用もかかりません。
会社の成長フェーズにあわせて料金プランの見直しができるなど、柔軟な価格設定になっているかも重要な選定ポイントです。
簡単に操作できるか
システム導入を成功に導くには、使用する従業員がストレスフリーで操作できるシステムを選ぶことが重要です。
直感的なインターフェースや使いやすいナビゲーション、効率的なデータ入力機能など、ユーザービリティに配慮しているかを確認しましょう。デモやトライアルを利用して実際に操作してみることで、使い勝手を確認できます。
また、問題が発生した際にサポート体制が充実していると安心です。サービスの内容も確認しておきましょう。
おすすめの電子帳簿保存システム16選
ここからは、具体的な電子帳簿保存システムを紹介します。
invox電子帳簿保存
出典：invox電子帳簿保存
invox電子帳簿保存は、電帳法の要件である「電子取引」と「スキャナ保存」に対応しています。
電子化方法には、「セルフ」「オペレータ」「AI OCR」の3つの選択肢があり、コスト、精度、スピードのバランスを考えた選択が可能です。
月契約での利用が可能であり、コストパフォーマンスにも優れています。手頃な価格でも必要な機能は十分に備わっており、本格的な文書管理を実現します。
導入時には「電子取引情報保存 導入サポートパック」が提供されており、3カ月間のサポート期間中に初期の運用設計やシステムの初期設定、電子帳簿保存コンサルタントへの相談が可能です。
| 料金 | ミニマムプランベーシックプランプロフェッショナルプランによって月額基本料金1,980円～29,800円データ化料金 1件あたり0円～100円 |
| 無料トライアル | あり |
バクラク電子帳簿保存
出典：バクラク電子帳簿保存
バクラク電子帳簿保存は、設定項目が少なく、マニュアル不要で直感的な操作が可能なシステムです。
書類をアップロードするだけで、検索要件項目を自動的に読み取り、入力の手間を削減します。書類の種別や保存区分も自動的に判定可能です。海外書類のAI OCR読み取りと保存にも対応し、36種類の主要通貨に対応しています。
各種サポートが無料で提供されており、インボイス制度にも無料で対応しています。さらに、書類のアップロード時には、国税局のAPIと連携して事業者登録番号の判定も可能です。
煩雑な手続きを簡素化し、効率的な文書管理を実現します。
| 料金 | 無料プラン 月額基本料金0円スタータープラン 月額基本料金9,800円～※無料プランはサポートが受けられない |
| 無料トライアル | あり（無料プラン） |
楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud
出典：楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud
楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloudは、電帳法のすべての保存区分に対応しているシステムです。
NTTファイナンスが提供するサービスであり、同社の請求・徴収管理システムや決済システムとの連携によって、請求管理の自動化が可能です。
最初は電子取引の書類のみを保存するスモールスタートから始め、徐々に自動化や別システムと連携していくなど、ニーズに合わせてサービスの範囲を広げられます。
楽々クラウド電子帳簿保存サービスは、使いやすさと拡張性の両方を兼ね備えた信頼性の高いソリューションです。
| 料金 | 月額基本料金900円+従量課金ファイル量に応じて5,000円～30,000円1500ファイル以降は500ファイルごとに10,000円加算 |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
DenHo等
出典：DenHo
DenHoは、画像データの読み込みに強いシステムです。AIがアップロードした紙文書の画像から文字を認識・データ化して保存します。手打ち入力の手間も不要で、画像内の文字を含めた全文検索が可能です。
AI-OCR機能で画像から必要な項目をデータ化してくれるため、ファイル名や保存先がわからなくても文書内のキーワードで簡単に検索できます。手書き文字の読み取りも可能。手書きされた領収書等の文書をアップロードするだけで、データ化が行われます。
DenHoは、使いやすさと高度な画像認識技術により、紙文書の効率的なデータ管理を実現できます。
| 料金 | 月額基本料金9,000円～詳細は要お問い合わせ |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他システムとの連携が可能な文書管理システムです。
請求書などを指定したフォルダにアップロードすると、自動的にタイムスタンプが付与されます。文書単位での版管理や複数のレビュー階層の設定も可能です。
文書の作成から廃棄までの証跡を残し、保存期間が経過すると自動的に削除してくれます。
さらに、ほかのシステムから出力される文書ファイルや、作成した文書ファイルを自動的に保存・仕分け・保管できます。
| 料金 | 基本プラン「invoiceAgent 文書管理」初期費用0円+月額3万円～「invoiceAgent AI OCR」初期費用0円+月額3万円～ 追加プラン「電子取引」「電子契約」 ※クラウド版とオンプレミス版あり |
| 無料トライアル | 体験デモあり |
MOT文書管理
出典：MOT文書管理
MOT文書管理は、会社宛の書類を文書管理センターが書類を代理受領し電子保存してくれるシステムです。
紙文書のスキャン作業や保管管理に関わる作業を大幅に削減でき、紙文書を処理するためだけに出社する必要がなくなります。
同社の「MOT経費精算」と連携することで、インボイス制度にも対応可能です。
| 料金 | シンプルプラン 初期費用30,000円+月額5,000円～BPOプラン 初期費用30,000円+月額35,000円～ ※シンプルプランは文書管理システム単体のみの利用。文書の代理受領はBPOプランのみ |
| 無料トライアル | お試し可能 詳細はお問い合わせ |
OPTiM 電子帳簿保存
出典：OPTiM 電子帳簿保存
OPTiMの電子帳簿保存サービスは、高精度のAI解析が特徴のシステムで、電帳法の「電子取引保存要件」と「スキャナ保存要件」に対応しています。
書類同士をひもづけて管理でき、関連書類のひもづけも可能です。検索に必要な入力項目（取引年月日・取引金額・取引先）はAIが自動入力してくれます。
インボイス登録番号のAI読み取りと番号の有効性の自動チェックにも対応しています。
| 料金 | スターターS1月額9,980円(税抜)スターターS2月額19,800円(税抜)スターターS3月額29,800円(税抜) ビジネスB1月額34,800円(税抜)ビジネスB2月額39,800円(税抜)ビジネスB3月額49,800円(税抜) ※すべてのプラン初期費用無料 |
| 無料トライアル | あり |
DataDelivery
出典：DataDelivery
DataDeliveryは、電帳法のすべての保存区分に対応したシステムです。
高いセキュリティレベルで、安定運用のために「Microsoft Azure」をクラウド基盤として採用。高度なサイバー攻撃に対応するため、複数の個所でセキュリティ対策を実施しています。
独自のデータベースを保有しており、高速な動作と迅速な検索が可能です。共通項目（キー）による帳簿間や書類間の相互関連性を追跡しながら、データを参照できます。
| 料金 | 要お問い合わせ |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
TOKIUMインボイス
出典：TOKIUMインボイス
TOKIUMインボイスは、請求書を受け取りから完全ペーパーレス化するクラウド型の請求書受領システムです。
請求書の送付先を変更することでTOKIUMがデータ化で管理。さらに、住所変更の連絡も代行してくれます。請求書はTOKIUMで保管するため、紙の書類の管理が不要です。
すべての請求書を、AI-OCRと専任のオペレーターによる複数段階の入力体制で入力代行しています。入力データは会計ソフトへの取り込み形式に合わせてCSVファイルが出力可能。
TOKIUMは、TOKIUMインボイスのほかにも「TOKIUM経費精算」「TOKIUM電子帳簿保存」サービスを提供しています。同シリーズで連携すれば経理業務の効率化を一つのプラットフォームで実現できます。
| 料金 | ビジネスプラン 初期費用+基本利用料1万円～+従量課金エンタープライズプラン 初期費用+基本利用料10万円～+従量課金 |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
BtoBプラットフォーム 請求書
BtoBプラットフォーム請求書は、請求業務の電子化におすすめのシステムです。電子請求書の国内シェアNo.1のサービス*1で、約94万社への導入実績*2を誇ります。
請求書の発行と受取の両方に対応し、クラウド上で電子請求書を授受できます。
紙で受け取った請求書もAI-OCRスキャンで電子化できるので、BtoBプラットフォーム請求書上で請求書の一元管理が可能です。
*1：2022年9月現在 東京商工リサーチ調べ
*2：2022年BtoBプラットフォーム全体実績
| 料金 | 初期費用100,000円+月額利用料20,000円～※契約プラン・通数に応じて追加料金発生 |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
sweeep Invoice
sweeep Invoiceは、請求書の受取から仕訳、振込、保管までをクラウド上で行える請求書受領サービスです。郵送で届く請求書の受け取りはsweeep Invoiceにアウトソースも可能です。
専用の書類アップロードサイトの発行ができるため、取引先にサイトへアップロードをしてもらえば、あらゆる書類を簡単に受け取りできます。電子データは、情報セキュリティマネジメント規格のISMS（ISO27001）認証を取得。高セキュリティなサーバー上で安全に管理されます。
同シリーズには、幅広い書類保管に対応した「sweepキャビネット」もあるため、請求書だけでなく、ゆくゆくは契約書や国税書類へと段階的に電子移行したい場合にもおすすめです。
さまざまな会計ソフトとの連携が可能ですが、親会社のクラウド会計ソフト「freee」との連携がスムーズです。*
| 料金 | 要お問い合わせ |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
マネーフォワードクラウドインボイス
マネーフォワードクラウドインボイスは、請求書の受領と送付業務に対応したシステムです。受領プランと送付プランのどちらかのみの契約も可能です。
中堅・大企業向けのシステムで、取引数が多く送付方法がメールや郵便、Web上でのダウンロードなど複数存在する場合でも、ワンクリックで各取引先に応じた方法で送付が可能です。
発行した請求書の控えはすべて電子帳簿保存法に対応した状態で保管できます。
| 料金 | 要お問い合わせ |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
Bill One
出典：Bill One
Bill Oneは、多数の拠点や部門へバラバラに届いていた紙やPDFの請求書をクラウド上で一元管理できるシステムです。紙の請求書をBill Oneが代理受領しスキャンを行います。
Bill Oneは、名刺管理システムの「sansan」が提供するサービスです。非定型の名刺を正確にデータ化してきた実績により、99.9%の高精度で請求書のデータ化が可能。
請求書の発行元にはこれまで通りに請求書を送ってもらうだけなので、負担をかけずにスタートできます。
| 料金 | 100名以下のスモールビジネスプラン 請求書受領数月100件まで無料 101名以上の個別プラン 要お問い合わせ |
| 無料トライアル | 月の受領件数が100件を超えない限り、無料で利用可能 |
楽楽精算
出典：楽楽精算
楽楽精算は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。
領収書をスマホカメラやスキャナで取り込むと、内容が読み取られ、金額や取引先などが自動でデータ化されます。また、スキャンした領収書や請求書のデータはアップロード時に自動的にタイムスタンプが付与されます。
複数の領収書を1枚の台紙に貼り付けてスキャンできるため、スキャンの手間もかかりません。
| 料金 | 初期費用100,000円+月額費用30,000円～ |
| 無料トライアル | 要お問い合わせ |
経費BANK
出典：経費BANK
経費BANKは中小企業向けの仮払や立替精算、取引先への支払業務に対応するクラウド型経費精算システムです。
クレジットカード連携や、振込データ作成、仕訳データ作成や会計ソフト連携機能はもちろん、マルチデバイス対応で外出先でも申請・承認が可能。経理業務の効率化を図れます。
AI-OCR読み取りオプションを利用すれば、スマホ撮影するだけで会社名・日付・金額を自動で読み取りでき、原本の破棄が可能です。
| 料金 | 初期費用0円月額費用1,500円～ （最低契約ID数は5ID）領収書AI-OCR月額利用料2,000円（月100枚まで）請求書AI-OCR月額利用料（月100枚まで） |
| 無料トライアル | 1か月間無料でトライアルが可能 |
Concur Expense
Concur Expenseは、QRコード決済アプリやコーポレートカード、交通系ICやタクシー配車アプリなど、さまざまな決済サービスとの連携に強みを持つ経費精算システムです。
経費精算の自動化と経費精算のない世界の実現に向けた取り組みで、多方面から高い評価を受けています。
不正経費を防止する経費規定の自動チェック機能があり、申請者が経費を入力する段階で、自社の経費規定に沿わない申請は経費精算システムがブロックしてくれます。
分析機能にも優れ、社員ごとに経費利用金額を累積データとして可視化し、異常値を見出すBI分析ツールとしての活用もできます。
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まとめ
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の猶予期間は残りわずかとなりました。2024年1月1日からは電子取引における取引情報の電子保存が義務化されます。
今後もDX促進の流れは加速し、さまざまな業務がデジタル化されていくことが予想されます。
法的要件を満たした電子保存対応は喫緊の課題です。将来の運用も考慮に入れ、長期間にわたって使用できるシステムを選ぶことが重要です。
まずは、電子保存する書類の範囲や導入目的を明確にし、本記事で紹介した比較ポイントを参考に、自社に適したシステムの導入を検討してください。
