近年、デジタル化の波が高まる中、税務関連の手続きもその例外ではありません。とくに、電子帳簿保存法は、企業だけでなく個人事業主にも大きな影響をもたらしています。
電子帳簿保存法は、従来紙での保管が義務づけられていた帳簿や関連書類を電子的に保存することを可能としました。しかし、電子的に保存する場合には一定のルールや要件を満たさなければなりません。
個人事業主として、電子帳簿保存法の波に取り残されず、また法的なトラブルを避けるためには、どのような対応をすべきなのでしょうか？
本記事では、電子帳簿保存法の概要から、個人事業主が実際に取るべき対応について詳しく解説します。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、貸借対照表、損益計算書、仕訳帳などの帳簿書類の電子的なデータ保存を認めるものです。また、電子メールを通じた取引などの電子取引のデータ保存義務も電子帳簿保存法で定められています。
もともと、電子帳簿保存法は、1998年に制定されたものです。
インターネットの普及とともにペーパーレス化が進む中での制定であり、当初はデータ保存の要件が非常に厳しかったのが特徴です。
たとえば、紙の文書をデジタル化するスキャナ保存は、制定当初は認められていませんでした。
2005年にはスキャナ保存が認められるようになりましたが、その際も契約書などの金額が3万円未満のものに限られ、さらに電子署名の要件などが付与されるなど、要件は依然として厳しい状態が続いていました。
さらに、2015年には、民間の事業者が紙の書類ではなく、データとして保存することを認める「e-文書法」が施行され、施行にともない、電子帳簿保存法も3万円未満の金額基準が撤廃されました。
しかし、スキャナでの保存に関しては、適正な事務処理要件という厳しい内部統制が求められ続け、多くの企業にとって導入のハードルは高いものであったのが実情です。
2020年を迎えると、新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークが急速に浸透し、デジタル化の波がさらに高まりました。
デジタル化を受けて、税務行政もデジタル化を進め、電子帳簿保存法も2020年と2021年の税制改正で大きく見直されました。とくに、クラウド会計やその他のシステム利用を前提とした新しい改正が行われ、従来までの改正とは異なる大きな変更が加えられました。
電子帳簿保存法に対応したデータの保存方法
電子帳簿保存法に対応したデータの保存方法は、次の3つです。
- 電子帳簿等保存：会計ソフトで作成した帳簿データをそのまま保存
- スキャナ保存：請求書や領収書をスキャンしてデータを保存
- 電子取引：メールと添付ファイルをデータで保存
電子データの保存には、日付・金額・取引先での検索機能が必要です。保存場所は、パソコンのハードディスクだけでなく、DVDやCDなどのメディア、クラウドサーバーなどがあります。
電子帳簿保存法では、改ざんされていないことを示す「真実性の確保」と、誰もが視認・確認できる状態を示す「可視性の確保」の2つを満たす必要があります。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法は、企業や個人が電子的な形式でのデータ保存を行う際の基準や要件を定めた法律です。
電子帳簿保存法の対象となる書類は、経営や財務の状況を示す重要な帳簿や関連文書に関わるものが中心となります。
具体的には、仕訳帳、貸借対照表、損益計算書などの基本的な会計帳簿が含まれます。仕訳帳は、企業の経済活動を日々記録するもので、貸借対照表や損益計算書は、一定の期間の経営成果や財務状態を示すものです。
また、電子帳簿保存法は、電子メールを通じての取引やその他の電子取引に関するデータの保存義務も規定しています。取引データには、取引の内容や金額、取引相手などの情報が詳細に記録されることが必要です。
デジタル化が進む現代において、適切なデータ管理と保存が求められる中で、電子帳簿保存法は、その基準や要件を示すものとして、非常に重要な位置を占めています。
電子帳簿保存法の対象となる書類
| 種類 | 例 | 紙で保存 | 電子データで保存 |
| 国税関係帳簿 | 仕訳帳総勘定元帳現金出納帳固定資産台帳 | 任意 | 任意 |
| 国税関係書類 | 請求書契約書領収書 | 任意 | 任意 |
| 電子取引情報 | Web請求書メールデータEDI取引クラウド取引 | ×※2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、紙での保存はNGに。 | 義務 |
電子帳簿保存法は個人事業主にも影響する？
電子帳簿保存法は、企業だけでなく、個人事業主にも影響を及ぼすものです。
電子帳簿保存法は、経営や財務の状況を示す帳簿書類のデータ保存を認め、電子取引のデータ保存義務を定めています。
個人事業主も経済活動を行う主体として、電子帳簿保存法の要件を満たしたうえでデータを保存する必要があります。
電子取引の証憑書類は電子データとして保存しなくてはならない
電子帳簿保存法の下で、電子メールを通じての取引やその他の電子取引に関するデータは、電子データとして保存する義務があるので注意が必要です。
証憑書類には、取引の内容、金額、取引相手などの情報が詳細に記録されることが求められます。
とくに、電子取引の増加に伴い、取引の証憑書類の管理と保存が重要です。
電子帳簿保存法の背景には、デジタル化の進展とともに、取引の透明性や証跡の確保が求められるようになったことがあります。
従来の紙ベースの取引とは異なり、電子取引は瞬時に行われ、その記録もデジタルデータとして瞬時に生成されるため、そのデータの整合性や真実性を確保するためのルールが必要とされました。
スキャナ保存する場合にはタイムスタンプが必要となる
スキャナを使用して紙の文書をデジタル化する場合、そのデータの真実性を確保するためにタイムスタンプの付与が必要とされます。
タイムスタンプは、データがいつ作成・変更されたかを示す情報で、電子取引要件の真実性を満たすための手段として導入されました。
タイムスタンプによって、データの改ざんや不正な操作を防ぐことができます。
とくに、電子帳簿保存法の下で、データの整合性や信頼性が重要視される中、タイムスタンプはその確保のための重要なツールです。
また、タイムスタンプを付与することで、税務調査などの際に、データの正確性や取引の履歴を追跡・確認することが容易になります。
スキャナ保存の際のタイムスタンプの付与は、データの信頼性を高めるだけでなく、ビジネスの透明性や信用性の向上にも寄与するものです。
訂正や削除履歴の残るシステムを活用しよう
電子帳簿保存法においては、データの訂正や削除が行われた際の履歴が残るシステムの利用が推奨されています。
システムを利用することで、データの変更や削除がいつ、どのように行われたかを追跡することができ、その真実性や信頼性を高めることができます。
とくに、個人事業主の方は、クラウド会計などのシステムを利用する際は、データ変更の記録が残る機能が備わっているかを確認し、適切に活用することが重要です。
また、税務調査や監査の際にも、訂正や削除の履歴が確認できることは、データの信頼性や透明性を向上させる要素となります。
データの取り扱いにおいて、不正や誤りが生じた場合、それを訂正することは避けられない場面もありますが、その際の履歴管理は非常に重要です。
適切なシステムを導入することで、データの整合性を保ちつつ、必要な訂正や変更を行うことが可能となります。
個人事業主がすべき電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法は、仕訳帳や損益計算書などの帳簿書類のデータ保存を認める法律であり、個人事業主も対象となります。
とくに、電子取引が増える現代において、適切な対応が必要です。
以下では、個人事業主が行なうべき電子帳簿保存法への対応を具体的に解説していきます。
ファイル名に検索要件を付与しておく
電子取引の証憑書類や帳簿データを保存する際、ファイル名に検索要件を明記することで、後から必要なデータを迅速に探し出すことができます。たとえば、取引日や取引先名、金額などの情報をファイル名に含めることで、データの管理が容易になります。
電子帳簿保存法では、電子取引について「検索要件」が定められており、取引データを保存するに際して一定の要件を満たして保存しておかなければなりません。
電子取引に係る電磁的記録の検索要件は次のとおりです。
- 取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目を検索条件として設定できること。
- 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
- 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること。
保存要件を満たしておく
電子帳簿保存法における電子取引には、データの真実性や可視性を確保するための具体的な保存要件が定められており、保存要件を満たしてデータを保存しなければなりません。
保存要件の一つである真実性の確保では、タイムスタンプの付与が必須とされ、取引情報の授受後に速やかにタイムスタンプを付すこと、また、データの訂正や削除の際にその事実と内容を確認できるシステムの利用や、正当な理由なくデータを訂正・削除しないための事務処理規定の設定が求められます。
また、可視性の確保として、電子計算処理システムの概要を記載した書類の備付けや、電子計算機処理のための適切な機器と操作説明書の配置が必要です。
さらに、保存された電磁的記録の迅速な検索を可能とするための機能も確保されており、取引年月日や金額などの主要な項目を検索条件として設定できることが要求されています。
個人事業主は、電子帳簿保存法の要件をしっかりと理解し、適切なシステムや手続きを整えておくことで、法的なトラブルを避けることができます。
必要であれば業務フローやシステムを変更する
電子帳簿保存法の改正を受け、多くの事業者が業務フローやシステムの見直しを検討しています。
とくに個人事業主の場合、従来行っていた記録方法が法の要件を満たさない場合が考えられるため、適切な対応が求められます。
電子帳簿の作成、取引先への送受信、ファイルの保存など、業務の各段階での流れを効率的にするための見直しは不可欠です。
また、電子帳簿の一括管理や自動仕分けを行うシステムの導入は、経理の手間や負担を大幅に削減するための有効な手段となります。
新しい業務の流れやシステムを導入することで、電子帳簿保存法に則った管理をスムーズかつ効率的に行うことが可能となります。
個人事業主が電子帳簿保存法に対応するメリット
電子帳簿保存法に対応することで、個人事業主には多くのメリットが生まれます。
業務の効率化、書類の管理の容易さ、コストの削減、そして税制上の優遇など、さまざまな利点を享受することが可能です。
業務効率化につながる
電子帳簿保存法に則った管理方法を導入することで、帳簿の作成や取引先への送受信、ファイルの保存などの業務が効率的に行えるようになります。
とくに、電子計算処理システムや自動仕分けを行うツールの導入は、経理の手間や時間を大幅に削減することが可能です。
さらに、業務の流れを見直すことで、電子帳簿の一括管理や取引情報の迅速な検索、及びデータの整合性の確保が容易になります。
業務のミスを減少させるとともに、事業の運営をよりスムーズに進めることが実現可能です。
書類の紛失リスクを軽減できる
取引データなどを電子化することで、物理的な書類の保管や管理の手間が減少します。
書類の紛失や破損のリスクが大幅に軽減され、データの安全性や整合性が向上するので各事業者は積極的に対応を行うべきです。
さらに、電子データはクラウドストレージやバックアップシステムを利用することで、データの二重、三重の保護を行うことが可能となります。
災害時や予期せぬ事態においてもデータの復旧が迅速に行えるため、事業の継続性を確保するうえでも大きなメリットがあることを認識しておきましょう。
コスト削減につながる
電子帳簿保存法に適応した会計システムの導入により、紙ベースの帳簿や書類の印刷・保管にかかるコストを削減することが可能です。
また、データの自動仕分けや一括管理が可能となるため、人件費や業務時間の削減にも寄与します。
さらに、物理的な書類の保管スペースが不要となることで、オフィススペースの有効活用や賃料の削減が期待できます。
電子計算処理システムの活用は、経理業務のミスを減少させることも可能となり、再処理の手間やそれに伴うコストも軽減されます。
長期的に見れば、コストの削減は個人事業主の利益向上に大きく寄与することとなるでしょう。
要件を満たせば青色申告できる
電子帳簿保存法に則った帳簿保存を導入することで、青色申告の要件を満たすことが可能となります。
要件を満たすことにより、青色申告による税制上の優遇を受けることができ、最大65万円の所得控除を享受することができます。
青色申告制度に関する注意点
青色申告制度は、個人事業主やフリーランスの方々が税務上の特典を受けるための制度です。青色申告制度を利用することで、所得税の控除が受けられるというメリットがあります。
しかし、2020年度の申請分から、従来の方法での申請を行う場合、特別控除額が10万円減額され、55万円の控除となりました。
ここでは、55万円の青色申告特別控除を受けるための要件と65万円の青色申告特別控除を受けるための要件をそれぞれまとめていきます。
55万円の青色申告特別控除を受けるための要件
55万円の青色申告特別控除を受けるためには、以下の条件をすべて満たす必要があります。
- 不動産所得か事業所得のいずれかが存在すること。
- 日々の取引を複式簿記で記帳していること。発生主義に基づいた複式簿記での記帳が求められます。
- 確定申告時に貸借対照表と損益計算書を添付すること。
- 申告書を申告期限内に提出すること。通常、申告期限は毎年3月15日となっています。
65万円の青色申告特別控除を受けるための要件
65万円の青色申告特別控除を受けるためには、55万円の青色申告特別控除の要件を満たした上で、追加の条件が必要です。
- 55万円の青色申告特別控除の要件をすべて満たしていること。
- e-Taxによる電子申告または電子帳簿保存を行っていること。とくに電子帳簿保存を行う場合、令和4年分以後は、一定の要件を満たして電子データによる備付けおよび保存を行い、事前に電子帳簿保存による特例の適用を受ける旨の届出手続きが必要となります。
うえの要件をしっかりと理解し、適切に申告を行うことで、青色申告のメリットを最大限に活用することができます。
インボイス制度と電子帳簿保存法の関係
インボイス制度とは消費税を適切に納税することを目的とした制度です。
インボイス制度では、適切な納税という目的を達成するために、個人事業主を含む事業者に対して特定の形式を備えたインボイス(請求書など)を発行することを求めています。
適格請求書と呼ばれる請求書を発行するためには、課税事業者として事前に登録しなければなりません。
インボイス制度は、請求書などの書類の要件を定めたものではあるものの、書類の電子化について定めたものではありません。
書類の電子化については、電子帳簿保存法によって定められています。
この意味で、電子帳簿保存法は、インボイス(適格請求書)を電子化する際のルールを定めたものとして理解することができます。
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まとめ
電子帳簿保存法は、個人事業主の方にも大きな影響がある法律です。
とくに、取引データの電子的保存は個人事業主にとっても義務として求められているため、必ず対応しなければなりません。一定の猶予措置が講じられてはいるものの、今後も税務のデジタルトランスフォーメーションが進んでいくと考えられます。したがって、個人事業主の方も電子帳簿保存法をきちんと理解して対応していく必要があります。
電子帳簿保存法への対応は、個人事業主の方にとって大きな負担になると感じる方もいるかもしれません。しかし、電子帳簿保存法は、従来まで紙での保管が求められていた決算関係書類や帳簿、取引の証となる証憑(請求書など)を電子的に保存することを可能とするものなので、個人事業主の方にとっても業務の効率化を進めるチャンスとなります。
したがって、個人事業主の方は電子帳簿保存法の適用を業務効率化のためのチャンスとして捉え、適切に対応していくことが大切です。電子帳簿保存法の改正は今後も続くと考えられるので、最新の情報をきちんとキャッチアップするようにしましょう。
