領収書には紙のものだけではなく、電子データのものも存在します。電子データの領収書は電子領収書と呼ばれ、導入すればコストの削減や業務負担の軽減などいくつかのメリットが期待できるでしょう。
本記事では電子領収書の概要から領収書を電子化するメリット・デメリット、導入する際の手順などをご紹介します。
発行側と受領側双方に利点のある電子領収書ですが、導入には税務署の承認や社内システムの整備が必要です。導入を検討している場合は、本記事で導入にどのような準備が必要かを知り、不足なく態勢を整えてください。
目次
電子領収書とは
電子領収書とは、その名の通り電子データ化された領収書を指します。
発行時点でPDFのような電子データとしてメールに添付されて取引相手から送られてくるものや、ネット上で売買をした場合にサービス上で発行される領収書などは、すべて電子領収書です。紙で発行された領収書をスキャンしたものも電子領収書です。
社会的にペーパーレス化の波が押し寄せている今日では、領収書に関しても電子化されたものの普及が進んでいます。
今後もペーパーレス化の傾向は続いていくと見られ、将来的には紙の領収書はすべて電子領収書へと置き換わるかもしれません。
電子帳簿保存法で電子保存が認められた
1998年制定の電子帳簿保存法により、領収書の電子保存は認められるようになりました。それ以前は紙で保存しなければならないというのが、領収書に関する決まりでした。
制定当初は厳しい条件が設定されており、どの企業でも導入できるわけではなかったのですが、段階的に条件の緩和が行われています。金額の限定や厳格な記載情報などは撤廃されており、導入への障壁はかなり下がったといえるでしょう。
直近では2024年1月1日に改正が行われる予定です。改正以降は電子取引で発生した領収書は、紙に印刷せずデータのまま保存することが義務付けられます。
領収書やレシートの電子保存について
以前は領収書の電子化を開始するには税務署の承認が必要でしたが、現在は不要となっています。
承認が必要だったころは、納税地の税務署へ申請を行い承認を受けてから3か月経って、ようやく領収書の電子化が可能でした。以前は保存要件も厳しく、金額をはじめとしたいくつかの条件をクリアした場合しか領収書は電子保存できませんでした。
2022年1月に伝承帳簿保存法が改正され、現在では承認は不要です。税務署への申請や3か月の待ち時間などがなくても、機材やシステムを整備できていれば領収書を電子保存できるようになります。
なお、2022年1月の法改正では、電子データとして受け取った領収書は紙にプリントアウトせず電子データのまま保存することが義務付けられるようになりました。
このように、法律上でも着々と領収書の電子化が推進されているといえるでしょう。
領収書を電子化するメリット
領収書を電子化するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。「管理スペースを削減できる」「領収書を探す手間が省ける」「印刷コストを削減できる」「収入印紙が不要になる」「業務効率化につながる」の5点をお伝えします。
管理スペースを削減できる
領収書を電子化することで、管理スペースを削減できます。
紙の領収書は枚数が増えると嵩張り、保管するスペースの確保だけでも一大事となってしまいます。あとから探しやすいように仕分けする作業も手間がかかるでしょう。紙の領収書の管理はコストと業務の両面で大きな負担になります。
電子領収書であれば、データで保存できるため管理スペースは必要ありません。仕分けも人力で行う必要はなく、受け取るだけで完了します。電子領収書を導入すれば、保存・管理どちらの観点からも、負担を減らすことに貢献してくれるでしょう。
領収書を探す手間が省ける
電子領収書であれば、特定の領収書が必要となったときに探す手間が省けます。
紙の領収書は内容に応じて仕分けを行い、ファイリングした上で保管します。ある程度探しやすいようにはなっていますが、紙を1枚ずつ目視して確認する手間は避けられません。手間がかかるだけではなく、ミスが発生する可能性を生んでしまいます。
領収書が電子化されていれば、検索機能を用いて取引相手や金額、取引の日付など指定の条件で検索をかけられます。対象の領収書を短時間かつ漏れなく探し出せるため、紙の領収書より検索性においては優れているといえるでしょう。
印刷コストを削減できる
電子領収書であれば、発行時の印刷コストもかかりません。
紙の領収書の場合、発行するたびに印刷をしなければならないため紙代とインク代がかかります。1枚単位では大した額ではないかもしれませんが、枚数が増えると無視できないコストとなるでしょう。
領収書を電子化すればメールでの送信でことたりるため、こういったコストは一切不要となります。
また、紙の領収書は印刷だけではなく郵送にもコストがかかります。印刷と郵送の作業にかかる手間も含めて削減できる電子領収書は、コスト削減の観点から大きなメリットがあるでしょう。
収入印紙が不要になる
電子領収書であれば、収入印紙は不要になります。
紙の領収書の場合、金額が5万円を超えると収入印紙が必要になります。収入印紙は1枚あたり数百円程度ですが、数がかさむと無視できないコストとなるでしょう。収入印紙には消印を押す必要があるなど、業務上の手間がかかってしまうことも無視できません。
電子領収書の場合、収入印紙は必要ありません。金額にかかわらず不要で、高額な領収書であってもそのまま発行・送付できます。収入印紙が必要となるような高額の取引を多く行う事業者は、電子領収書の導入を検討してもいいでしょう。
業務効率化につながる
電子領収書の導入は、業務の効率化につながることが期待できます。
紙の領収書を使っていると、領収書の保管や仕分け、業務上必要となった領収書を探し出す際に手間がかかります。領収書を発行する際には印刷や郵送業務が付随し、高額取引の場合は収入印紙の貼付や消印の押印などのこまごまとした作業が必要です。
電子領収書は保管や探し出す手間を省けるだけではなく、郵送や印刷や収入印紙の貼付などの業務も省略可能です。経理担当者はこまごまとした作業から解放され、本来の業務に集中できるでしょう。その結果、業務の効率化が期待できます。
領収書を電子化するデメリット
領収書を電子化するデメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。「すべての領収書を電子化できる訳ではない」「導入までに時間がかかる」「ツールなどの初期導入費用がかかる」の3点をお伝えします。
すべての領収書を電子化できる訳ではない
すべての領収書が電子化できる訳ではありません。紙で受け取った領収書をスキャンして電子化する場合も、電子取引で受け取った領収書データを保存する場合も、それぞれ要件が存在します。
要件を満たしていない領収書は、電子での保存ができなくなってしまいます。領収書を電子保存する場合は、保存要件を守るよう注意してください。
すべての領収書が電子化されていない状態では、紙の領収書と電子領収書が混在してしまいます。大量の紙の領収書を管理する場合とは別種の管理の難しさがあるでしょう。
導入までに時間がかかる
電子領収書は導入に時間がかかってしまいます。以前のように税務署の承認を待つ必要はなくなりましたが、それでも定着まではかなりの期間が必要になるでしょう。
電子領収書は紙の領収書とは扱いが大きく異なります。保管方法や発行・受領の際のワークフロー、管理ツールの使い方など、導入後に社員が覚える必要のある事項が大量にあります。マニュアルの作成からおこなうため、その分の時間も必要です。
電子領収書の導入は業務の効率化が期待できますが、導入に負担がかかることも否定できません。双方を天秤にかけつつ、電子領収書の導入に踏み切るかを判断してください。
ツールなどの初期導入費用がかかる
電子領収書の導入に際しては、ツールなどの初期費用がかかってしまいます。領収書の電子化にはソフトやアプリなどのツールが必要となり、さらにはパソコンのようなハードも新規に導入する必要があります。
社内システムの整備にも費用がかかりますし、社員教育費もかかるでしょう。外部から有識者を招聘して、電子領収書について学ぶ機会を設ける必要があるかもしれません。
電子領収書を導入すれば保管や郵送などにかかるコストの削減が期待できますが、少なくない初期費用がかかることも事実です。双方を天秤にかけつつ、電子領収書の導入に踏み切るかを判断してください。
電子領収書を受領した際のメリット
電子領収書を受領する側には、どのようなメリットがあるのでしょうか。「管理コストの削減」「検索作業の効率化」の2点をご紹介します。
管理コストの削減
電子領収書であれば、受領したものを管理するコストが削減できます。
仕入税額の控除を受けるには、領収書の保管が必須です。紙の領収書の場合、保管スペースの用意や仕分け業務の発生など、ただ管理するだけでもかなりのコストが発生してしまいます。
電子領収書であれば、保管にスペースが必要ない上に、仕分けも自動で行えます。管理コストの削減は、電子領収書を導入する大きなメリットです。
電子領収書の導入にも初期コストはかかりますが、月日が経つなかで回収できることが見込めるのであれば、電子領収書への切り替えをオススメします。
検索作業の効率化
電子領収書を導入すれば、検索作業の効率化が期待できます。
日々の業務のなかでは、以前受領した領収書が必要となることもあるでしょう。そういった場合に、紙の領収書では探し出すのに手間がかかってしまいます。ファイリングの工夫などである程度軽減はできますが、効率的とはいえません。
電子領収書であれば、金額や取引の日付、取引相手の名称など、任意の条件で検索できます。紙の領収書の場合と比較して、速さと手軽さの両面で優れているといえるでしょう。領収書の電子化は、業務の迅速化と効率化につながることが期待できます。
電子領収書を導入する際の手順
電子領収書を導入する際には、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。「社内の業務フローを見直す」「ツールを導入する」「税務署へ申請する」の3点をお伝えします。
社内の業務フローを見直す
電子領収書を導入する際には、社内の業務フローを見直す必要があります。
紙の領収書と電子領収書では、発行・受領どちらの立場でも業務フローが大きく異なります。郵送や収入印紙の貼付などの業務がなくなるほか、保存や管理に関しても新しい態勢を整えなければなりません。
とくに経理担当者に関しては、電子領収書の取り扱いについて社内研修を行うなど、スムーズな導入が行えるよう準備をする必要があります。
業務の効率化を期待できる電子領収書の導入に手間取っては本末転倒のため、業務フローの変更に対応できるよう入念に前準備をしておきましょう。
ツールを導入する
領収書を電子化するには、専用のツールを導入する必要があります。
ソフトやアプリケーションをはじめとして、場合によってはパソコンが追加で必要になるかもしれません。紙で受け取った領収書を電子データとして保存したいのであれば、スキャナも別途購入しなければならないでしょう。
こういったツールの導入には当然ながら費用がかかります。一方で、電子領収書の導入によって領収書の保管コストや郵送代、仕分け作業などにかかっていた人件費などのコスト削減も期待できます。双方を天秤にかけつつ、電子領収書の導入に踏み切るかを判断してください。
税務署へ申請する
領収書の電子化を開始するために以前は税務署の承認が必要でしたが、現在は不要となっています。
承認が必要だったころは、納税地の税務署へ申請を行い承認を受けてから3か月待つ必要がありました。以前は保存要件も厳しく、金額をはじめとしたいくつかの条件をクリアした場合しか領収書は電子保存できませんでした。
2022年1月に伝承帳簿保存法が改正され、現在では承認は不要です。税務署への申請や3か月の待ち時間などがなくても、機材やシステムを整備できていればすぐに領収書を電子保存できるようになります。
ただし、依然として電子帳簿保存法に指定されている要件を満たしている必要があるため、その点には注意してください。
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まとめ
電子領収書とは、その名の通り電子データ化された領収書を指します。1998年制定の電子帳簿保存法により、領収書の電子保存は認められるようになりました。以前は領収書の電子化を開始するには税務署の承認が必要でしたが、現在は不要です。
領収書を電子化することで業務の効率化につながったり、保管のコストが削減できたりといったメリットがあります。
反対に、導入にあたって業務フローの変更のような手間や初期費用がかかるといったデメリットもあります。メリットとデメリットを天秤にかけ、導入に踏み切るかどうかを判断しましょう。
