企業にとって、顧客情報の適切な管理や、業務上取得した情報をビジネスに役立てることは重要です。そのため顧客の個人情報や商品・サービスの購入及び利用の傾向を一括管理する顧客管理システムは、有効に活用できれば非常に心強い味方となります。
顧客管理システムを導入すれば、既存の顧客との関係性を良好に保つことができるため、収益の増加に役立つでしょう。
本記事ではそのような顧客管理システムを導入するメリット、考慮すべきデメリットをご説明します。さらには「どのシステムを導入すればいいのかわからない」「システムごとの違いが知りたい」という方のために、おすすめの顧客管理システムを15種紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
顧客管理システムとは？
顧客管理システムをひとことで表すと、顧客情報をひとまとめにして管理するツールです。
顧客管理は顧客関係管理とも呼ばれ、英語では「Customer Relationship Management」となり、こちらの頭文字をとって「CRM」と表記されることもあります。
顧客管理は顧客情報の管理を徹底して顧客満足度を向上させ、顧客と企業による良好な関係の元、収益性を引き上げる経営戦略です。顧客情報はデータとして蓄積され、新規顧客の獲得にも役立てることができます。
顧客情報を管理することで、顧客の数が増えた状態でもスムーズに個々の顧客へ適切なマーケティングを行うことが可能です。結果として顧客との良好な関係性を保ち、持続的な収益が見込めるようになるでしょう。
顧客管理システムの機能
顧客管理システムの機能として代表的なものには、顧客情報を管理する機能が挙げられます。ほかにもメールの配信や問い合わせの管理、購買傾向の分析など、顧客管理システムの導入によってさまざまな機能が使用可能です。以下でいくつかご紹介します。
顧客管理機能
氏名や住所、連絡先といった基本的な個人情報から、購入記録や問い合わせ内容など、あらゆる情報をまとめて管理する機能があります。この顧客管理機能こそが、顧客管理システムの肝といえるでしょう。
顧客情報は「見込み顧客（リード）」と「既存顧客」に分けて管理され、それぞれに合わせた顧客対応を取ることができます。現時点での顧客と自社との関係性がどうなっているのか、という煩雑になりがちな部分の管理を一括で行ってくれるため便利です。
既存顧客の情報管理を容易にすることで対応コストを減らしつつ、見込み顧客への適切なアプローチを行うことで収益源を拡大していきます。このような一挙両得な動きの助けとなるのが、顧客管理機能です。
メール配信機能
顧客管理システムにはメール配信機能も搭載されています。これを使えばメールソフトを介さずに直接顧客とのやり取りができます。
それぞれの顧客の属性に合わせたイベントやキャンペーンの情報を自動で送信できるため、見込み顧客にも効率的に自社の商品やサービスを紹介できます。性別や年齢はもちろんのこと、顧客の居住地で開催されるイベントのような細かい範囲での絞り込みも可能です。
メールの開封率やリンククリック率を確認できるため、マーケティングの方針を決定する材料としても活用できます。このように、メール配信機能は顧客へのアプローチの効率化に効果的です。
外部サービス連携機能
顧客管理システムは外部サービスとの連携も可能です。顧客管理システムは単体でも役立ちますが、これによってさらに効率的に稼働させられます。
代表的な例としては自社の基幹システムとの連携が挙げられます。すでに収集していた顧客情報を顧客管理システムでまとめて管理でき、顧客に合わせたコミュニケーションが取れるようになります。顧客管理システムはその性質上セキュリティの固いものが多く、個人情報の共有手段として安心です。
ほかにはEC（電子商取引）に登録された顧客情報を顧客管理システムに集めることで、顧客の購入履歴や問い合わせの詳細などを整理し、最適なコミュニケーションが図れるようになります。これ以外にもGmailやカレンダーといったさまざまな外部サービスとの連携が可能です。
問い合わせ管理機能
顧客からの問い合わせを管理する機能も、顧客管理システムには備わっています。メールや問い合わせフォームによって寄せられた質問や苦情は、顧客管理システムに自動で登録・保存されます。
すでに登録がされている顧客であれば、すみやかに顧客のデータを呼び出せるため、問い合わせの文面以上の情報を知ることができ、より高い精度で顧客の満足する回答を導けるでしょう。
次回以降別の顧客から類似の問い合わせが寄せられた際にも対応の参考として活用できます。顧客と関係性を維持するうえでサポートは非常に重要であり、補助として有効なのが問い合わせ管理機能です。
ファイル共有機能
顧客管理システムでは顧客とのメールに添付されたファイルを社内で共有することも可能です。この機能を使えば、顧客に関するファイルを探す手間が簡略化されます。互換性の高いCSVファイルでの出力も可能で、相手の環境に左右されることなくファイルの共有ができます。
業務の中ではメールや社内チャットなどさまざまな連絡手段が用いられるため、ファイルの共有方法も複雑になりがちです。その結果生じる手間を省けるのは、業務効率化に大いに貢献するでしょう。
さらに共有されたファイルはすべて顧客管理システム内で閲覧できるため、アップロード・ダウンロードする手間が省けるだけではなく、重要な顧客情報が外部に流出するリスクの低減にもつながります。
ファイル共有機能
顧客の購買傾向を分析する機能は、顧客に合わせたアプローチを探るうえで有効です。それまでの購買記録やアンケートへの回答などを参考に、これからの顧客の動向を予測して接することで収益アップを狙えます。
顧客のニーズは絶えず変化するため、それに合わせておすすめする商品やサービスを細やかに変えていくことが重要となるでしょう。提案の指針となるのが、顧客管理システムで分析した購買傾向です。
顧客管理システムによっては分析機能にAIを用いているものもあります。AIによって算出されたリスクや購入の可能性を参考に、顧客へどういったアプローチを取るかを決められます。
顧客管理システムを導入するメリット
顧客管理システムを導入によって生じるメリットとして、「顧客情報を一元管理できる」「機密性の高い顧客情報の共有が可能になる」「営業活動を効率化できる」、という三点が主に挙げられます。
顧客情報を一元管理できる
顧客管理システムを導入することで、さまざまな部署やチームで収集した顧客の情報をひとまとめにしての管理が可能になります。ローカルな管理では個人や部署レベルで入手した顧客情報が止まることもありますが、そうした問題を未然に防げます。
さらには顧客との連絡手段が複数ある場合にも、すべての連絡手段で入手したデータを取りこぼすことなく管理が可能です。メールや問い合わせフォームだけではなくSNSを通じて顧客と企業がやり取りする場合もあるため、顧客管理システムで一括管理できなければ手間となるでしょう。
情報管理を顧客管理システムに任せることで、顧客からの問い合わせや要望に対してスピーディーかつ適切な対応ができ、信頼関係を築きやすくなります。
機密性の高い顧客情報の共有が可能になる
一元管理された情報を各部署・各チームに共有することも可能です。これによって誰もが高いレベルで顧客情報を頭に入れることができるため、全体的な対応の質の向上が見込めるでしょう。
部署やチームに関係なく顧客情報を知ることができれば、部署・チーム間での連携がスムーズになります。顧客対応の内容によっては一つの部署・チームだけでは対応しきれないものもありますが、情報が共有できていれば共同で対応できます。
顧客の情報を共有する際に気をつけたいのが情報ろうえいです。顧客管理システムの多くは厳重なセキュリティに守られているため、個人情報であっても安心して共有できます。
営業活動を効率化できる
営業活動の効率化も、顧客管理システムを導入するメリットとして見逃せない点です。
顧客管理システムでは営業活動や顧客対応の進捗が随時確認できます。さらには収集したデータを元に自動でレポートを作成可能です。報告や集計のような作業の工数を削減することで、業務の大幅な効率化が見込めます。
収集した情報を活かして顧客に合わせた営業活動を行えます。顧客管理システムによって最適化されたアプローチを取れるため、顧客の満足度及び収益のアップが期待できます。
顧客管理システムを導入するデメリット
反対に顧客管理システムを導入した際に生じる可能性のあるデメリットとしては、初期コストを負担しなければならない、社内向けの教育が必要、といった点が考えられます。
初期コストを負担しなければならない
顧客管理システムの導入にはコストがかかります。まとまった額の初期コストに加え、月額払いに代表されるランニングコストも必要となります。これらは無視できないデメリットです。
顧客管理システムの導入によって収益の増加は見込めますが、導入コストを上回るかはケースバイケースです。どの程度顧客管理システムを活用できるかも含めて、事前に慎重な検討が必要になります。
顧客管理システムの中には無料で利用できるものもありますが、機能が少なかったり制約があったりする場合がほとんどです。無料版はお試し程度にとどめておき、本格的に導入する場合は有料のものから選ぶことをおすすめします。
社内向けの教育が必要
顧客管理システムの導入にあたっては、社内向けに教育を行う必要があります。便利なシステムも、適切に活用できなければ機能を発揮できません。活用方法を社内に根付かせるためには、それなりの時間と人手が必要です。
操作方法や入力方法といった基本的な部分を指導する研修や、業務の根幹に関わる顧客管理システムの導入に伴うワークフローの変更など、必要なステップがいくつか発生します。
さまざまな人間が触れるものであることを考えると、そもそも導入する顧客管理システムが扱いやすいものかどうかも重要です。社内向け教育にかかる負担を軽減するために、導入するシステムは吟味して選びましょう。
顧客管理システムを選ぶ際のポイント
顧客管理システムを選ぶ際に考慮したいポイントとしては、必要となる機能を決めておく、サポート体制がしっかりしているシステムを選ぶ、ほかのシステムと連携できるか確認する、などがあります。それぞれご説明します。
必要となる機能を決めておく
まずは自社がどのような機能を顧客管理システムに求めているのか、という点を明確にしておくことをおすすめします。
顧客管理システムに搭載されている機能は多種多様ですが、システムごとに差異があります。自社の業種や事業規模によって必要とする機能は変わってくることでしょう。そこに合致したシステムを選ぶことが重要です。
機能の多さがそのままシステムの優秀さにつながるわけではない、という点にも注意が必要です。不要な機能が多すぎると、とっつきづらさや扱いにくさにつながる恐れがあります。あくまで事業の効率化・収益の増加を目的とした導入であり、顧客管理システムの導入自体が目的ではないことに注意しましょう。
サポート体制がしっかりしているシステムを選ぶ
サポート体制がどれぐらい充実しているかも気にしておきたいポイントです。システムの導入後に、運用方法について疑問が生まれる可能性があります。
社内のみで疑問が解決できなった場合のことを考えると、サポートサービスを備えている顧客管理システムを選んでいると安心です。顧客管理システムには電話やメール、チャットによる相談を受け付けているものや、運用方法に関するセミナーを開催しているものがあります。
システムの運用に際してトラブルが発生した場合に、解消に向けた対応がどれぐらい迅速かも重要です。対応の遅れは業務に直接響いてくるため、サポート品質がどういう評価を受けているかを事前に調べておきましょう。
ほかのシステムと連携できるか確認する
すでに社内で活用しているほかのシステムがある場合、それらと連携できるかどうかも確認しておきましょう。顧客管理システムをほかのシステムと連携させることで、マーケティングや営業活動といった業務の効率化が図れます。
MA（マーケティングオートメーション）やSFA（セールスフォースオートメーション）などのほかのシステムと顧客管理システムは、得意とする領域が重なりつつも異なっています。それぞれの得意分野を活かしつつ、手の届かない部分を補い合うような運用が理想です。
専門性の高いシステムだけでなく、メールやチャットといった日常的に使用するツールとの連携が可能な顧客管理システムもあります。収集できる顧客情報の幅が広がるため、非常に有効です。
おすすめの顧客管理システム15選
ここからはおすすめの顧客管理システムを15選ご紹介します。顧客管理システムは機器を設置して利用するオンプレミス型と、サーバーにアクセスして利用するクラウド型に大きく分けられます。それぞれ価格や機能、長所に違いがあるので、比較しつつ希望に沿ったものを探してください。
GENIEE SFA
- 価格：月額29,800円～（ユーザー10名分/11名から要追加料金）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
GENIEE SFAは定着率99％を誇る、国産の顧客管理システムです。シンプルな管理画面により、IT知識の有無に関わらず利用が可能となります。強固なセキュリティや手厚い導入サポートのほか、GPT-4を標準採用したAIアシスタント機能も実装しています。
入力した情報がモデルの学習には利用されない仕様になっているため、安心して活用できます。
eセールスマネージャーRemix Cloud
- 価格：月額3,000円～（ユーザー1名あたり）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型、オンプレミス型
eセールスマネージャーRemix Cloudは多岐に渡るジャンルの企業からの導入と高い定着率という実績を誇る顧客管理システムです。導入から定着に至るまでのフォロー体制と充実のサポートによって安心してシステムを導入できます。入力や反映が簡単操作で行え、視認性の高いダッシュボードによって瞬時に情報の共有が可能です。
Sales Cloud
- 価格：月額3,000円～（ユーザー1名あたり）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
Sales Cloudは全世界で高いシェアを誇る顧客管理システムです。事業内容に沿ってカスタマイズが行え、顧客の情報や行動をリスト化して一括管理できます。効率的にデータを収集することで営業の属人化から脱却でき、結果として平均的に質の高い営業活動が可能となります。活動レポートの制作・閲覧も簡単に行えるため、進捗の共有のような手間が減りコストの削減が期待できます。
SKYPCE
- 価格：月額3,000円～（ユーザー1名あたり/500名以上で利用の場合）
- 初期費用：10,500円（ユーザー1名あたり）
- 形態：クラウド型、オンプレミス型
SKYPCEはSky株式会社の提供する顧客管理システムです。特徴としては名刺管理に特化したサービスを提供していることが挙げられます。
顧客や取引先と交換した名刺を組織全体で管理・活用することが容易になるため、営業活動の効率化が見込めます。月額料金に加え初期費用もかかりますが、名刺のデータ化費用が含まれています。
GEOCRM.com
- 価格：月額1,800円～（ID一つあたり）
- 初期費用：50,000円（スタンダードプラン）
- 形態：クラウド型
GEOCRM.comは見込み顧客の育成を目的とした顧客管理システムです。ヒアリング項目を営業活動で埋めていき、顧客カルテを完成させていきます。カルテの内容が埋まってくるのにあわせて、顧客に合致した営業活動が可能となっていきます。導入事例の紹介や製品勉強会といったセミナーも開催しているため、システムについて知識を深めたい場合に利用するといいでしょう。
monday.com
- 価格：月額1,100円～（ユーザー1名あたり）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
monday.comはインターフェースのカスタマイズ性の高さや操作性のよさが魅力的な顧客管理システムです。プロジェクトの進捗が一目でわかるため、タスク・プロジェクト管理に非常に有効です。年中無休のサポート体制も整っており、質問には平均2時間で応答があります。世界中で利用されているツールであるため、安心して導入できます。
SATORI
- 価格：月額148,000円（年間契約）
- 初期費用：300,000円
- 形態：クラウド型
SATORIは見込み顧客の獲得・育成・管理に有効な顧客管理システムです。ウェブサイトに計測タグを埋め込むだけで即日運用が開始できます。また、紹介セミナーや相談会をオンラインで実施しているのも重要なポイント。手厚いサポート体制が用意されていることで、導入に際しての不安が軽くなります。
Zoho CRM
- 価格：月額1,680円～（ユーザー1名あたり/年間契約）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
Zoho CRMは多機能さとコストパフォーマンスの高さが売りの顧客管理システムです。世界25万社以上が導入しているという点からも、評価の高さがうかがえます。外部サービスとの連携や無償の拡張機能も備わっており、用途にあわせて自在にカスタマイズが可能です。認定パートナーによるコンサルティングをはじめとしたサポート体制も充実しています。
Kintone
- 価格：月額780円～（ユーザー1名あたり）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
Kintoneはサイボウズ株式会社が提供する顧客管理システムです。エクセルやメール、書類の情報を一元化し、コミュニケーションツールでのやり取りの共有とあわせて仕事の見える化が促進できます。
セキュリティ関連の問題に対応するチームを常設しており、もしもの事態にも解決へ向けて力になってくれます。重要な情報を扱う顧客管理システムの導入も安心です。
SugerCRM
- 価格：月額49ドル～（ユーザー1名あたり）
- 初期費用：なし
- 形態：オンプレミス型
SugerCRMは世界中で数百万ものユーザー数を誇る顧客管理システムです。シンプルで明快なインターフェースのため、誰でも簡単に利用できます。業務の自動化、作業工程の統一を図ることで収益の増加の助けとなります。サポートやアドオンによる拡張性も充実しており、さまざまな目的に合わせた運用が可能です。
Synergy!
- 価格：月額15,000円～
- 初期費用：118,000円
- 形態：クラウド型
Synergy!はシナジーマーケティング株式会社の提供する顧客管理システムです。入力作業の行いやすいフォームを採用しており、スムーズに顧客情報を収集できます。
収集したデータはLINEやメールによる顧客へのアプローチという形で活かされます。蓄積したデータは広告配信にも活用され、各種広告サービスとの連動によって効果的なマーケティングが可能です。
MOTENASU
- 価格：月額29,800円～
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
MOTENASUはオンライン・オフライン両面を融合させたマーケティングを可能とする顧客管理システムです。SNSやDMなど、メールに留まらない手段で顧客の必要とする情報を届けてくれます。発信した情報の開封率やクリック率、購買時の顧客の行動などを分析する高度な機能を実装しており、マーケティングに役立てることが可能です。
ホットプロファイル
- 価格：要見積もり
- 初期費用：要見積もり
- 形態：クラウド型
ホットプロファイルは、使い勝手のよさに特徴がある顧客管理システムです。操作方法のシンプルさや、専任スタッフによる手厚いサポート、堅牢なセキュリティ、必要な機能を選んで追加できる点など、組織内の誰もが利用できるような工夫が各所に見られます。
他社の顧客管理システムから乗り換える場合にも、乗り換え作業にかかる負担が最小限に済むようサポートしてくれる点も便利です。
Customer Rings
- 価格：要見積もり
- 初期費用：要見積もり
- 形態：クラウド型
Customer Ringsは多彩な分析機能を実装している顧客管理システムです。簡単な操作で顧客データの収集から抽出、分析、それらを活かしたアクションまで一括して行えます。導入前のミーティングから導入時の初期設定、導入初期の軌道に乗るまでの支援、定着後のバックアップまで非常に手厚いサポートが受けられます。
HubSpot CRM
- 価格：無料（追加ツールは有料）
- 初期費用：なし
- 形態：クラウド型
HubSpot CRMは完全無料の顧客管理システムです。世界中の企業で導入されており、評価の高さが窺えます。顧客とのやり取りをデータとして蓄積し、営業活動の効率化に活かせます。メールやチャットなどの外部サービスとの連携も可能で、顧客情報の収集を効率的に行えます。なお、Marketing Hubなどの追加ツールを利用する場合は月額料金が必要です。
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経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
こうすることで、自社が取引先・借入先に対して、適切に支払いができるのか、あるいは取引先・貸付先から適切に入金が行われるのかを、仕訳と同時に予測できます。
極端な例ですが、こうした「意識的」な仕訳を繰り返すことで、会社の経営状況が見えてきて、黒字倒産を未然に防ぐといったことも。
また、全体像を把握できていると、業務の優先順位を自ずとつけられるようになるので、仕事のスピードがぐっとあがっていきます。
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まとめ
顧客情報をひとまとめにして管理できる顧客管理システムは、業務の効率化に役立つツールです。顧客管理システムを導入することで、ほかにもメール配信や問い合わせの管理なども簡単に行えるようになります。
顧客管理システムは収益の増加につながる可能性がある一方、導入コストや社内向けの教育が必要になるといったデメリットもあります。それぞれを天秤にかけて、導入するかどうかを判断しましょう。
現在さまざまな顧客管理システムが提供されていますが、機能や価格、サポート体制、ほかのシステムとの連携が可能かどうか、などがそれぞれ異なります。今回紹介した15選の中に希望と合致したものがあるか探してみてください。
