最近CMなどでもよく目にする経費精算システムですが、電子帳簿保存法やインボイス導入にともない「そろそろ検討したほうがいいのではないか」と考える企業も少なくありません。
経費精算システムを導入すると、経費精算の自動化ができ業務効率がアップするだけではなくミスの軽減や不正の防止にもつながります。
本記事では、経費精算システムで行えることや導入のメリット、選び方のコツなどを詳しく解説します。
目次
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、旅費交通費や交際費など経費の申請や承認、支払いなどを自動化し、業務効率化につなげることのできるシステムです。
現在は経費精算ソフトではなく、インターネットから利用できるクラウド型の経費精算システムが普及しています。
経費精算システムを導入すると、入力の負担が減るだけではなく、経理業務担当者の負担も軽減できるメリットがあります。
経費精算の申請書を探す、上司が在籍時に承認を依頼する手間もなく、スマホだけで経費精算ができるシステムもあるため、外出や出張が多く会社に戻ることが少ない場合も助かりますね。
経費精算システムでできることは？
経費精算システムでは、経費精算の経理業務や従業員の申請・承認作業ができます。
また、電子取引の記録をシステム上で保存も可能です。
キャッシュレス決済との連携もできるため、現金のやり取りがなくミスを防止できます。
具体的に経費精算システムにどのような機能があるのか見ていきましょう。
経理業務
経費精算システムには、経費精算に必要な機能がそろっています。
スマホで領収書やレシートなどの証憑書類を読み取り、画像をアップロードする機能もあるため、どこにいても経費精算が可能です。
在宅勤務時や外出先でも申請できるため、移動中など隙間時間で対応もできます。
自動的に仕訳されるシステムを導入すれば、別途会計システムへ入力する必要はありません。
経理担当者の業務効率化につながります。
社内の申請から承認作業
企業によってルールは異なりますが、従業員が経費精算を行う場合、申請したあとに上司などの承認を得てから、経理部門へ提出をするケースが多いでしょう。
精算する金額が大きくなれば、承認者の人数も増えるかもしれません。
経費精算システムを活用すれば、承認も提出もシステム上で完結できるため、外出が多い申請者・承認者の場合でも出社するまで精算が滞ることもなく、領収書を貼る・送付する手間がありません。
自社の経費精算のルールを設定すれば、規程違反になる精算も減り、カラ出張など不正防止にもつながるでしょう。
電子取引の保存
電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを選べば、スマホでアップロードした領収書などが保存要件を満たしているか自動で確認する機能も備わっています。
ペーパーレス化にもつながり、証憑書類の原本保存の必要がなくなります。
各種キャッシュレス決済との連携
法人用のクレジットカードやプリペイドカードなど、キャッシュレス決済と連携する機能が備わった経費精算システムもあります。
旅費交通費は、交通系ICカードと連携ができると便利です。
キャッシュレス決済に対応したシステムを活用すれば、利用明細を取り込むことが可能となり、入力ミスや不正を防止できます。
小口現金や立て替え払いをする必要がないため、経理担当者および従業員の負担を減らせるでしょう。
経費精算を導入するメリット
経費精算システムの導入には費用がかかり、従業員が慣れるまでに少し時間を要するかもしれませんが、さまざまなメリットがあります。
経費精算システムを活用する主なメリットは、ミスの防止と業務の効率化です。
さらにスムーズに経費精算ができれば、人件費削減や人材活用の幅も広がります。
作業ミスの防止につながる
手入力の場合、細心の注意を払っていてもミスや手間が発生するケースが多く見られます。
経費精算システムを導入すれば、領収書を自動で読み取ってくれるので金額の入力ミスの軽減に役立つことでしょう。
テンプレートや入力補助を使えば、仕訳の自動作成が行われ勘定科目などを自分で調べる手間もないため、作業ミスの防止にもつながります。
たとえば取引先の手土産や接待時の飲食代は、交際費であることは多くの従業員が理解しているでしょう。
しかし、接待時に使用したタクシー代を交際費ではなく旅費交通費で計上してしまうケースがあります。
また、葬儀などにかかる費用も交際費に該当しますが、香典は消費税がかかりません。知識がないと課税で申請を出してしまう従業員もいるでしょう。
ガソリン代を車両費で計上する決まりがあるにもかかわらず、旅費交通費で申請するケースも考えられます。
会計には、一度決めた勘定科目は理由がない限り統一するルールがあるため、一つの事柄に対し、何種類もの仕訳があることはよくありません。
細かいミスの発生を防ぐには「タクシー代（接待）」「香典」「ガソリン代」など、わかりやすい科目名で提示されている経費精算システムを導入すれば解決します。
経費精算システムには、従業員の口座情報を登録しておけば自動的に振込が行われ、法人用のクレジットカードと連携する機能などもあるため、小口現金を管理する必要もなくなります。
小口現金の管理がなくなれば、経費精算の際に現金を渡し間違い残高が合わないミスも防止でき、盗難のリスクも防げますね。
業務の効率化が進む
従業員が経費精算のミスをした際に、経理担当者は修正の依頼をしなくてはなりません。
正しく経費精算が行われているかの確認作業と修正方法の依頼は、意外に時間がかかります。
経費精算システムでは、ルールにそっていない申請は自動でブロックでき、万が一修正が発生しても申請期限も含め自動通知が可能です。
従業員にとっても経理担当者にとっても無駄なやりとりがなく業務の効率化となるでしょう。
人件費削減に期待できる
経費精算システムを導入すると、チャットやメールの自動通知やよく聞かれる質問はチャットボットで対応するなど、経理担当者の負担を減らせます。
最低限の人数で行うことが可能となり、人件費削減も期待でき、本当に人を必要としているところに貴重な人材の配置ができます。
人手不足で悩む企業にとっても助かるシステムです。
ペーパーレス化で管理ができる
すべてオンライン上で経費精算が済むため、領収書の保管や申請書類のファイリングなどの手間がかかりません。
オンライン上で管理をすれば、ファイリングしたものを保存しておく場所も必要なく、過去の書類も見つけやすいためありがたいですね。
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すれば、原本を取っておく必要がなくなります。
（参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」）
経費精算システムを選ぶときの4つの注意点
経費精算システムはさまざまな種類があるため、迷ってしまいますよね。
会社によって求めている機能が違うため、自社にあった経費精算システムを選択しなくてはなりません。
選び方のポイントや注意点を4つご紹介します。
①料金体系の確認
経費精算システムの導入には、一般的に初期費用や月額費用がかかります。
経費精算サービスには、大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、サーバーやネットワーク機器を必要とするシステムです。一方、クラウド型はサーバーなしで導入が可能なため、導入費用を抑えることができます。
オンプレミス型の初期費用は、サービスによって差があり、数万円で済むこともあればサービスを多くつけると100万円以上になることもあります。
クラウド型の導入費用は数万円で済むことが一般的です。2023年現在は、手軽に導入できるクラウド型を利用する企業が増加しています。
月額費用は、一律の場合と人数によって変動するタイプがあります。
機能が充実している経費精算システムは便利ですが、自社にとって不要なものが多い場合、必要な機能を自社で選択できるタイプにしたほうが経費削減につながるでしょう。
②サポート体制の確認
自社の経理担当者が不足している場合は、サポート体制もよく確認しておきましょう。
システムの導入説明会を一度行ったり、マニュアルを配布したりしただけでは、従業員の理解が浅い場合があります。
実際に稼働してから出てくる疑問点などもあり、経理担当者やシステム担当者は質問対応に追われる恐れがあります。
経理担当者やシステム担当者の人数が不十分であると、従業員の対応で通常業務に影響が出てしまうかもしれません。
負担を軽減するためにも、システムの操作方法やサポートをしてくれるだけではなく、細かい部分の質問にも専門スタッフが対応してくれるサービスがある経費精算システムを選択するといいでしょう。
サポート体制が充実していると、トラブルが起こった際も安心です。
③利用環境の確認
会社の規模によっても、おすすめの経費精算システムは変わります。
大企業であれば、多くの承認者を設定する必要も出てくるため、複雑なフローにも対応できるものを選びましょう。
また、多言語機能や経費の予算管理ができる機能も搭載されていると便利です。
中小企業の場合は、多機能で費用がかかるよりも、シンプルで価格を抑えたシステムを導入するといいでしょう。
④利用中の会計ソフトと連携可能か
自社で利用している会計ソフトと、経費精算システムが連携できるかの確認も大切です。
連携できない場合は、仕訳を入力しなくてはなりません。
経費精算はスムーズに行えても、会計ソフトへの入力の手間が軽減できないと経理担当者の負担はあまり変わりません。
会計ソフト以外にも、勤怠管理や給与計算などの既存のシステムとの連携を事前に確認しましょう。
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経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
こうすることで、自社が取引先・借入先に対して、適切に支払いができるのか、あるいは取引先・貸付先から適切に入金が行われるのかを、仕訳と同時に予測できます。
極端な例ですが、こうした「意識的」な仕訳を繰り返すことで、会社の経営状況が見えてきて、黒字倒産を未然に防ぐといったことも。
また、全体像を把握できていると、業務の優先順位を自ずとつけられるようになるので、仕事のスピードがぐっとあがっていきます。
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なぜCPAラーニングで実務の「基本」から「応用」まで理解できるのか
実務のプロセスを「理解」する
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経理実務講座を例に挙げると、日次業務、月次業務、年次業務の流れをただ説明するだけではありません。
その業務をなぜそのタイミングで行うのか、その業務によってどの様な影響が会社にもたらされるのかという点についての説明に重きを置いています。
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まとめ
経費精算システムは、従業員の経費精算が手軽に行えるだけではなく、経理担当者の負担軽減も期待できます。
経費精算が締切日や月末などに集中するケースに悩んでいる企業も、システムの導入によりどこからでも精算できるので改善されるかもしれません。
2023年10月1日よりインボイス制度の導入も行われたため、経費精算も複雑化しています。
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